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大型企业ERP系统电子文件归档方式分析 李春艳 2012-11-21 15:35:57　　来源：《中国档案》(京)2011年9期 　　【英文标题】Analysis of Electronic Records Archiving Manner of Large Enterprise ERP System　　【作者简介】李春艳，中国石油化工集团公司 北京 100728　　　　“ERP系统”是物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。通过运用ERP系统，企业能够对资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，具有制造、办公操作、供应链管理、人力资源管理、项目管理、财务管理、客户服务、市场销售等商业功能。在一些大型企业，ERP系统已是企业运行管理的神经中枢，系统中的数据是企业的宝贵财富。随着系统使用时间的增长，系统内存储的数据越来越多，ERP系统电子文件如何归档保存是紧迫需要解决的问题。目前，国内还没有成熟的解决方案，各大型企业都在研究数据库电子文件的归档方式。本文列举了几种可行的归档方式，并分别探讨其利弊。　　ERP系统电子文件的主要内容　　ERP系统几乎涵盖了财务、生产、计划、调度、供销、设备、项目管理等所有管理部门，这些部门业务处理过程中产生了大量的销售订单、采购订单、出入库单、领用料单、维修工单、生产计划、合同、会计凭证等数据，既有结构化的数据，也有非结构化的数据。这些数据在企业日常经营运行、统计分析、审计追溯、趋势分析和后续查询等工作中具有无法替代的作用。具体内容如下：　　1.支持审计工作的重要会计凭证：从原始凭证(包括合同)到会计凭证，形成了一条条凭证链，环环相扣。　　2.生产经营的基础数据：包括设备主数据、资产主数据、供应商主数据、物料主数据、客户主数据、生产版本、检维修策略计划、项目WBS结构、组织机构等与企业息息相关的数据。　　3.生产经营统计数据：包括生产的投入、产出与采购销售统计、成本利润统计、总账各科目的金额统计、设备的运行状况统计、资产负债统计等。　　4.客制化报表及批复文档：统计报表、计划报表、审批与批复文档，虽然一部分文档在ERP线外或在OA系统流转，只要与ERP业务有关，在系统中都有注释和代码。　　5.实时记录数据：设备测量点实时记录数据、物料量消耗实时数据，为企业制定设备维修计划和策略，解决生产瓶颈提供依据。　　从数量和种类来看，ERP系统产生的数据占据企业全部档案的50％左右，以前这部分数据以纸质形式分散产生于财务、供销等各部门，现在他们却大多数以数据库形式存在于系统中，有些数据暂时无法打印输出。　　ERP系统归档的迫切性　　ERP系统产生的数据与企业生产经营管理的各个环节密切相关，是生产经营活动的珍贵记录。但是，ERP系统是国外软件商开发的产品，数据在系统中以特定的格式存储，不是通用格式。考虑到软件系统的生命周期，使用ERP系统保存档案具有一定的局限性，无法确保电子文件的安全和完整。　　1.ERP系统存储容量有限　　ERP系统主要用于处理当前正在发生的变更过程中的信息，产生的数据是动态、实时数据，对于一些静止的信息只在一段时间内暂存。随着业务的增长，系统的性能会越来越低。为保证系统运行效率，ERP系统一般将往年的静止信息及时导出系统。系统产生的数据量庞大，例如一些实施ERP较早的企业每天有上万笔业务，生成上万张凭证及其他文档，每年产生10～20G的数据量。为保证ERP运行效率，需把备份后的数据从系统中清除，有的企业每年要备份10～20G的数据，备份的数据仍然以ERP系统本身的特定格式存储，并未按照档案管理的要求进行分类整理，不方便利用。　　2.ERP系统查询功能的局限性　　如果查询ERP系统往年产生的数据，必须将当时备份在磁带上的数据导回到原系统，数据脱离原系统将无法解读。一般备份数据导回的过程耗时较长，一般需要1天，甚至几天时间，占用系统资源较多，导致系统运行效率低下。ERP系统本身的查询功能也有一定的局限性，一是ERP系统主要用于业务处理过程的关联查询，而且有很多权限控制，不能为普通员工提供通用的检索查询；二是查询时需输入众多业务代码，非ERP操作人员很难读懂。尤其是国家审计部门来企业审计时，必须由ERP人员陪同审计，否则很难看懂。一旦ERP系统被淘汰掉，那么备份在磁带上的数据也将无法解读，成为了历史的黑洞。由于系统操作的复杂性和后期维护的困难，档案部门也很难同时保留ERP系统。　　几种归档方式的利弊分析　　通过上述分析，ERP系统无法保证档案的安全存储，为确保ERP系统电子文件的有效归档，档案部门必须将ERP系统中的数据脱离原系统保存。目前国内大型企业对于数据库软件系统数据归档问题还没有成功先例，中国