如何实现机关档案的信息化管理-2019年文档资料.docVIP

如何实现机关档案的信息化管理 　　随着我国信息化建设的步伐逐渐加快，机关办公自动化以及电子政务系统在机关部门中得到了广泛的应用。档案管理作为机关部门的重要组成部分，应该如何将信息化管理运用到档案管理工作中是实现机关办公自动化建设的主要途径。 　　一、实现机关档案信息化管理的意义 　　机关档案管理作为机关部门的重要组成部门，实现档案信息化管理对提高机关部门的管理水平具有重要意义。 　　（一）有助于提高档案管理的效率。机关档案工作量大，涉及范围大，手工操作的方式导致档案管理的工作效率不高。但是采用信息化的管理模式，就可以实现机关档案管理的自动化和实时化。数据在经过录入一次以后就可以实现反复利用，信息化建设实现了档案管理数据资源的内部共享，数据在录入以后，方便打印，这在很大程度上提高了档案管理的效率。 　　（二）方便对档案资料的检索和查询。机关档案实现信息化管理以后，将即时查询变成了现实，档案管理工作人员可以在模糊选择、分类查询以及组合查询方式中找到最佳的查询方式，以最快的速度检索出需要的档案信息。 　　（三）实现了对机关档案工作的控制。在实现档案机关信息化管理以后，可以运用计算机进行借阅档案资料的管理，还可以自动产生催还记录，及时催促档案资料借阅者及时归还。 　　二、机关档案信息化管理的主要内容 　　机关档案信息化管理的主要内容包括以下3方面的内容：一是通过扫描仪、计算机以及网络将机关档案需要存档的文件、资料以及信息按照统一、规范的数据格式录入电脑中，方便后期对数据的查询和处理。二是通过信息化管理，将机关档案工作流程通过相关的软件实现档案的分类、编目以及排序，并对文档档案实施一体化管理。三是档案检索的信息化。在满足分级检索制度的基础上，通过内部网络可以及时、准确地检索需要使用的存档文件、记录、文献以及资料等等。这里还涉及到了档案信息化外延，主要指机关档案的外部信息环境，例如，档案管理部门在获得、处理、分类、整理档案信息的外部环境，这里也包含有相关的法律法规、制度以及基础设施建设等等。 　　三、实现机关档案信息化管理的途径 　　（一）加强对机关档案信息化管理的认识。档案管理部门的领导和工作人员应该进一步提高认识，要充分意识到实现机关档案信息化管理的内在作用，将机关档案的信息化管理工作跟社会发展的趋势相协调。这就需要机关部门定期开展一些关于现代化管理水平的培训，从而改变领导的知识结构，并让他们逐渐满足现代化管理的需要。除此之外，档案管理部门还应该将档案信息化建设工作纳入政务建设的重要议程上，并逐渐建立起档案信息的平台，实现资源的共享，从而提高工作人员的工作水平和工作效率。 　　（二）进一步提高档案管理队伍素质。要提高档案管理队伍的素质可通过以下几个途径：一是建立、健全考核评价制度，提高档案管理工作人员的积极性。通过考核制度，可以对档案管理工作进行客观、真实、实时的考核，这是不断提高机关档案管理水平的重要措施。将档案管理工作纳入年终考核的范围内。二是加强对档案管理工作人员的培训和指导，在机关单位通过开展各种业务培训班、交流会等进一步拓宽档案管理工作人员的视野，提高机关档案管理工作人员的业务素质。与此同时，不断严格管理制度，通过加大检查的力度，严格按照“谁管理，谁负责”的原则，确保档案管理的安全性。 　　（三）进一步规范信息资源管理。从事机关档案管理的工作人员应该争取将对政务信息的保存归档、分类整理以及著录标引等相关工作纳入电子政务建设的指导性、规范性文件中，这样做的主要目的是为了实现对信息资源建设的宏观调控，从而将对信息资源的整理过程进行规范，建立集中统一管理的制度，减少信息的重复、交叉，减少档案信息的不准确、不完整和不一致现象。 　　（四）确保信息资源的安全管理。目前，随着网络技术的不断发展，一些别有用心的人通过病毒、黑客等对机关档案信息进行干扰和盗窃，再加上人为操作失误、系统故障等也给档案信息的安全造成威胁，这就需要从事档案管理的部门加强对档案信息的安全管理，主要从主机、网络以及数据库等安全入手。另外，机关档案管理部门还可以在信息建设部门的帮助下，通过数据备份、设置防火墙、安全审计等技术措施，实现对信息资源的安全管理。 　　（五）实现档案信息的有效整合。由于机关档案信息的来源广、覆盖范围大，因此在归档保存的时候，要对信息进行有序和分类管理，从而进一步优化档案信息结构，实现资源的共享。通过对档案信息的著录进行规范、标引、分类以及排列，实现档案信息的有序化，另外，将属性相同的信息进行分类，能及时解决因为政务信息资源量大、不集中、难查询带来的困难。 　　综上所述，要实现我国机关档案信息化管理，离不开机关部门的整体发展，更离不开广大机关档案管理工作人员的共同努力。虽然目前在实现机关档案的信息化管理时会遇到各