浅谈协同办公系统在本集团公司中的管理应用.docVIP

PAGE PAGE 1 浅谈协同办公系统在本集团公司中的管理应用 　　摘要：A8协同管理软件以统一的基础平台、规章制度、固定化的流程和数据机制，快速为本集团公司构建了统一的信息化构架，投入使用后不仅让集团公司管理层普遍对信息化建设的认识有了较大的提高，还为我们企业的员工提供了方便实用的无纸化办公平台。 　　关键词：办公自动化；群体；协同工作 　　中图分类号：TP399文献标识码：A文章编号：1007-9599　（2012）　18-0000-02 　　1引言 　　在当今信息化高速发展的时代，一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。办公自动化已经成为企业界的共识，我们必须认识到办公自动化系统的作用，并积极占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。 　　2办公自动化概述 　　我们先了解什么叫办公自动化？办公自动化（Office　Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。 　　企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件，相互之间有着千丝万缕的关系，并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作。如何保持这一致性的运作，重要在于实现良好的协作，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟通，让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作，对协作过程进行监控、调整，对协作产生的信息进行完整的保留，并以知识的方式进行再利用，这就是协同OA。 　　3协同办公自动化 　　在传统OA中，所获得的信息资料仅仅是一些静态的，表面的信息，可能要通过不同的应用系统去查询更多的信息，或者与相关人员进行交流，这样就大大降低了工作的效率和准确性。而在协同OA中，由于信息之间已经建立了各种关联，可以迅速提取其他的相关信息，同时又不必在不同的应用系统之间切换。通过这样的关联，为企业真实的还原了信息本来“网状结构”，从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。 　　但是，在协同软件市场出现了诸多软件供应商，他们都是为了理念而理念者居多，真正理解客户需求的少。那些想把先进的管理制度通过OA产品来固化的企业一旦选择了不管客户需求的OA产品，不仅无法固化真正想要的制度，那些多出的闲置功能反而让企业管理出现更多失误。鉴于此上种种，本集团公司通过长时间与各单位部门人员的沟通交流，考虑到本集团公司员工人数众多，组织规模庞大，下辖多个子公司，而且许多的流程需要规范和固化，以及多个子公司已建有多套IT系统，有着强烈的整合需求等多方位现存的问题等核心需求，公司相关领导通过对目前市场上众多的OA系统，从功能、技术、开放性、易用性、价格等五个方面进行了一个相对全面的综合评级，并最终于2009年选定用友致远所开发的A8协同管理软件作为本企业运行的办公自动化平台。 　　4定制应用协同办公系统 　　该定制化A8协同管理软件以统一的基础平台，统一的规章制度，统一的流程和数据机制，快速为本企业构建了统一的信息化架构，实现快速开发、快速应用、快速调整、有效整合并支持某些个性化应用。同时，该系统平台采用以计落考为血液的协同矩阵模拟我们企业的真实运作，任何一个企业内部各部门之间都是网状结构并协同运作，具有功能模块间的高度协同，从任意一个信息节点均可提取所有相关信息的企业信息网状管理，真正实现企业部门内部的协同管理和协同工作。 　　自2009年本集团公司使用A8协同管理软件至今已三年。现在，该A8协同管理软件现已基本完善于我集团公司的各种管理运行制度，并完全的渗透入了我们的日常办公行为当中。 　　该软件的投入使用不仅让集团公司管理层普遍对信息化建设的认识有了较大的提高，还为我们企业的员工提供了方便实用的无纸化办公平台： 　　4.1实现群体协同工作 　　这里所说的群体协同工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。 　　4.2为企业全体员工提供帮助 　　办公自动化应该作为部