试论新形势下文书档案管理中的问题与对策.docVIP

PAGE PAGE 1 试论新形势下文书档案管理中的问题与对策 　　摘要：随着我国信息化时代的到来，中国的改革已经把中国的经济体制推入了社会主义市场经济的轨道，人们的价值观正在发生变化，信息的价值将变得越来越重要。在信息技术的快速发展新形势下,在文书档案管理进程中也会出现许多新情况和新问题,面对这诸多问题,没有现成的答案和经验可供借鉴,只有通过管理创新才能使档案事业得以生存和发展。本文主要分析了新形势下文书档案管理中存在的问题及对策，可供大家交流！ 　　关键词：文书档案；管理；特点；问题；对策 　　中图分类号：G472.4文献标识码：A文章编号： 　　0.前言 　　文书档案记载着社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分,是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展,办公自动化程度的不断提高,电脑、复印机等迅速普及,极大地提高了文件材料的形成与处理效率,与此同时,利用现代化办公设备形成的一些文件材料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突,“旧瓶装新酒”成为文档工作所面临的一个新问题。如何创新文书档案管理工作,提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势,已成为文书档案工作面临的新课题。 　　新形势下的文书档案管理 　　文书档案又被称作管理性档案,它是政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件的总称。文书档案是国家档案的重要组成部分，它记载着社会各单位发展的历史过程。随着我国信息化时代的到来，中国的改革已经把中国的经济体制推入了社会主义市场经济的轨道，人们的价值观正在发生变化，信息的价值将变得越来越重要。这也就是把文书档案管理工作纳入信息管理的一个途径。现在的文书档案管理工作已经逐步向科学化、制度化、规范化、现代化方向发展。近几年，实行计算机辅助立卷和计算机管理是文书档案管理发展的总趋势。随着《档案法》的深入贯彻实施，经过组织学习和不断宣传，使各级领导干部和广大群众对档案工作的法制观念在不同程度上有所增强，对提高档案工作的质量、促进档案管理工作发展起了很大作用。 　　2.文书档案管理中存在的问题 　　2.1个别单位领导对文书档案管理存在片面认识。 　　在一些单位领导的心目中,档案管理工作说起来重要,做起来却次要。他们往往把档案管理工作想象得十分简单,而且,这顶工作投入大却见效慢,看不到明显的经济收益,因此只要求文件保存好,需要时能提供参考即可,这直接影响档案管理工作的质量及档案管理工作人员的积极性。 　　2.2文书工作与档案工作衔接方面存在问题。 　　文书工作是档案管理的基础,档案管理则是文书工作的继续和延伸,两者密不可分。文书工作与档案工作既有联系又有区别,既有统一又有分工。在现实工作中,文书工作和档案工作应相互配合,形成一个分体式的管理体系。实际工作中,文书和档案实行的是分块管理制,这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是,这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄,档案人员也很少考虑文秘工作,致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前,在文书工作和档案工作的衔接主体上,即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。 　　2.3归档存在的不良倾向 　　近年来,随着科技进步的加快,办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文件档案材料的收集与处理效率。与此同时,利用现代化办公设备形成的一些文件档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前,一些单位文件档案资料归档存在着两种倾向:一是只存于软盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另一种相反,只存文字性资料而不存软盘,也不利于重要文件档案的保存。此外,有些文件用计算机打印,未经档案室登记、盖章、编号,不利于掌握与使用。 　　2.4档案管理人员素质有待提高。 　　人是文书工作和档案管理的主体因素。文件档案资料的质量,不仅取决于上述因素,还取决于从事该工作人员的自身素质。有的单位的档案管理者从事档案管理工作却没有经过档案专业培训,对档案的分类、立卷等一知半解,不得要领,其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些单位的档案管理者虽然有上岗证,却很少参加过有关档案培训的继续教育,对档案工作有一定的概念和了解后,又没能及时更新知识,进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展,开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员应重视和加强知识技能培训工作,使档案管理工作更规范化标准化。 　　3.提高文书档案管理工作水平的对策 　　3.1提高文书工作与档案管理的地位。