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归档文件整理的一般步骤 2013年 归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 归档文件的整理原则： 遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用 第一步：收集整理资料 （一）、收集 收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。 归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。 （1）归档范围的划分： 凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。 凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成 （3）归档要求 a.归档文件材料应齐全完整、内容准确; b.收集工作应立足本单位; c.底稿随印件一起收集; d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档; e.附件随正件一起收集归档; f.关于同一问题的请示和批复一起归档。 （二）、整理要求 归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件： （1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件； （2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）； （3）收文处理单位与来文作为一件； （4）原件与复印件或手抄件为一件； （5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）； （6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件； （7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件； （8）归档中的中文与外文为一件。 第二步：分类 分类就是将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。 归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 （一）按年度归档 应注意以下问题： （1）文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征、包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件的签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。 （2）跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 （3）几份文件作为一份时“件”的日期 正文与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，这时判定“件”的日期、应以装订时排在前面的文件的日期为准。 （4）无落款日期的文件要标注日期 此类情况见于内部文件（也叫白头文件）需要分析文件内容、制成材料、模式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 （二）按保管期限归档 按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。 文书档案分为永久、长期和短期。 （1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关和国家建设及历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 主要包括：a.本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构设置、人员编制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上级针对本机关所做的决定、批复、报告、机关领导人任免等文件材料。c.本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。 （2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，列为长期保管。 主要包括：a.直属上级机关发来的属本机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料。b.下级机关报送的年度工作计划、总结、报告和统计报表等文件材料。反映方针政策贯彻落实情况的文件。 （3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。 主要包括：a.本机关一般事务性的文件材料b.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但需要参照执行的文件材料。c.下级机关报送的一般性文件材料 。 （三）按机构（问题）分类法 机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行