毕业生成绩单登记表归档流程-档案馆.PDF

毕业生成绩单、登记表归档流程 1.每件整理：各学院、各专业以班级为单位，每个班级为一件， 装入一个软卷皮。每件前附有一份班级学生名单，并在此名单页右上 角空白处加盖归档章。归档章具体位置： 学生名单 归档章 1.张伟 2.李红 3. 4. 2.排列顺序：按专业排序，同一专业的班级依次排列。 3.编写页数：以班级为单位编写页码，凡有字的均算一页（请注 意：正反面）。班级名单为第 1 页。另：凡归档保存的材料，书写均 使用黑笔（不可使用铅笔或圆珠笔）。 4.填写归档章：内容详见下图。 填写实例： 年度 2015 永久 类目 JX14/JX17 件号 4 页数 48 ⑴年度：档案形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2016。 ⑵保管期限：归档材料保管期限的简称，毕业生成绩单和审核表的 保管期限为永久。 ⑶类目：按照高校档案十大类一级类目及二级类目进行划分，例如： 成绩单类目是JX14；毕业生审核登记表类目是JX17 （这是固定不变 的，照写即可）。 ⑷件号：即排列顺序号。 特别注意：排列顺序号均采取大流水排列法，成绩单的排列顺序 号从 1 开始，例如：学部如果有20 个班，那么，成绩单排列的件号 是1——20；信息学院有10 个班，成绩单排列的件号则是21——30， 以此类推。 毕业生审核登记表的排列顺序号从4 开始，例如：学部如果有20 个班，那么，毕业审核登记表排列的件号是4——24；信息学院有10 个班，毕业审核登记表排列的件号则是25——35，以此类推。 各学院形成的成绩单和登记表的件号（即大流水排列顺序号）要 依次接替。 各学院可参考此顺序排列： 化学化工与环境学部（石油化工学院、化学与材料科学学院、环境与 生物工程学院）、 信息与控制工程学院、 计算机与通信工程学院、 机械工程学院、 石油天然气工程学院、 经济管理学院、 理学院、 外国语学院、 体育学院、 矿业工程学院、 教育实验学院 艺术设计学院（参照学校电话表排列顺序）。 每个学院的排列顺序起止号由教务处负责给出，教务处根据当年 各学院有多少专业、各专业有多少班级，计算后给出每个学院的排列 顺序起止号。各学院要严格按照教务处给出的起止顺序号排列，以免 出现错号、漏号、重号现象。 ⑸页数：每一件（班级）归档文件的页数，有图文的页面均为一页。 5.装盒：将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小， 酌情每几件装入一个档案盒，包括盒内目录（同档案目录）、备考表 等。 6.填写备考表：备考表置于盒内档案之后，项目包括盒内文件情况说 明、整理人、检查人和日期等。 ⑴盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况，如无以上等特殊情况，可不填。 ⑵整理人：负责整理归档材料的兼职档案员姓名。 ⑶检查人：由部门领导负责检查归档材料的整理质量并在此签名。 ⑷日期：归档文件整理完毕的日期，由兼职档案员填写。 7.填写盒脊内容：全宗号和盒号可忽略不填，年度、保管期限与归档 章填法相同，机构问题就是指类目，即JX14 或JX17。起止件号是指 如果在每盒内装入的4 个班级成绩单，那么起止件号则是：1——4， 在“馆”的位置填写件号即可。 填写实例： 全宗号 年度 2015 保管期限 永久 机构（问题） JX14 起 室 止 件 馆 号 20-24 盒号 8. 目录和交接手续。由档案馆与教务处办理交接手续。 目录：件号同上，责任者即形成学院、文号忽略，题名如：化学工程 与工艺0801 班成绩单，日期忽略，页数同上。例如， 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号