总收文登记-静宜大学公文线上签核系统.DOC

Page PAGE 6 靜宜大學 靜宜大學 『電子公文管理系統改造專案計畫』 WebOE公文製作手冊(上課用) 帝緯系統整合股份有限公司 謹呈 總公司：台中市台中港路三段123號14樓之2 (04)2355-0866 台 北：台北市承德路一段17號12樓之6 (02)2550-5828 中華民國97年4月 第壹章　系統操作說明-【如何開啟公文製作畫面】 【目的】：如何開啟一份新的文書繕打，或開啟舊有文書出來修改。 【注意事項】： 有關系統登入方式與安裝請參考『共用手冊』之說明。 【操作說明】： 請點選「承辦人作業」－「文書製作」，畫面會出現已經製作過的文書，畫面中會顯示文書編號、主旨資料、文書格式、編輯圖示…等等資料，如「圖1-1」。 「圖1-1」 點選後，系統會開啟範本選擇清單，點選所需公文範本後即可開始繕打新文書，若欲離開此畫面可點選視窗右上角X，如「圖1-2」。 「圖1-2」 ※請注意：若於此畫面中無法開啟公文製作，請參考『共用手冊』【瀏覽器設定】。 於「圖1-2」點選任一範本兩下即可開啟公文製作畫面，開始編輯公文。 ※請注意：有時開啟公文製作時速度會稍微慢一點，係系統正在同步您電腦中的資訊，請稍後一下。 工具列1第貳章　重點功能簡介 工具列1 工具列2 工具列2 「圖2-1」 【公文檔案】，顯示下列功能選項： 存檔離開：將公文存檔至主機中，並自動關閉公文製作系統。 先行存檔：將公文存檔至主機中，但不關閉公文製作系統。 另存新檔：將公文已不同格式儲存於自己的電腦中，可存為『*.bmp、*.gif、*.jpg、*.png、*.tif、*.di』。※請注意：除*.di可重複利用外，其餘檔案皆為圖檔無法重複利用內容相關文字。 改變發文類別：可改變發文機關全銜，如『靜宜大學函』可變更為『靜宜大學人事室函』，系統亦會自動依據不同發文全銜給予不同發文代字。 【工具列1】 ：便利貼功能，可於編輯區張貼便利貼以提示相關人員注意事項。 ：自由批註模式，可於文面處手寫文字或圖形。 ：螢光筆模式，可於文面處以螢光筆加強受文端注意。 ：將已加註於文面上的自由批示模式與螢光筆模式的線條刪除。 ：移除所有已加註於文面上的自由批示模式與螢光筆模式的線條。 ：選擇自由批註模式批註的線條粗細。 ：改變自由批註模式批註的線條顏色。 【工具列2】：此為常用符號，編輯公文時可以滑鼠直接點選。(PS.左邊第一個為全行空白) ※請注意：於主旨與說明段中輸入符號的方式，除點選符號工具列外，亦可使用熱鍵。如全形，? Ctrl+，如全形。? Ctrl+. 如全形、? Ctrl+’，請將滑鼠移至符號區上方即可顯示。 【滑鼠右鍵選單】：於公文製作系統中點選滑鼠右鍵即可顯示下列功能 「圖2-2」 便利貼：於編輯區張貼便利貼以提示相關人員注意事項 預覽列印：預覽公文列印。 片語詞庫：直接開啟片語詞庫功能，方便貼附。 第参章 系統操作說明-【開始繕打公文囉！】 編輯公文 (三)(一)(十二)(二) (三) (一) (十二) (二) 「圖3-1」 發文機關 系統預設帶出『靜宜大學』，若要以單位名義發文，請於此欄位中以滑鼠點選一下，即會出現「圖3-2」畫面。 「圖3-2」 「圖3-2」下拉式選單中即可選擇不同的發文機關名稱，此時系統也會帶入相對應之發文代字。 聯絡方式：系統預設帶出『地址、傳真、承辦人、電話、電子郵件』，其中地址為必要欄位不可修改，其餘欄位可依公文實際需要刪除不必要之資訊。 受文者：系統預設帶出『如行文單位』，使用者不可任意修改。 發文日期：承辦人於編輯公文時不需輸入，該文送達至發文人員時，系統會自動補上發文日期。 發文字號：承辦人於編輯公文時不需輸入，該文送達至發文人員時，系統會自動補上發文字號。 速別、密等及解密條件或保密期限：若欲修改，可於該欄位文字上方以滑鼠點選一下，即會出現修改畫面，再點選欲選擇的資料後按下確定即可。 附件 欲新增刪除修改附件時可直接點選文面上『附件：』文字，系統即會出現如「圖3-5」畫面。 「圖3-5」 【新增】：請點選「圖3-5」上方之『加入電子附件』將電子檔案附加於開份公文檔中，如「圖3-6」；若欲增加的附件為非電子檔案，可使用『加入紙本附件』之功能，填入附件名稱即可，如「圖3-7」。 「圖3-6」 「圖3-7」 【刪除】：可於「圖3-8」中勾選畫面右方選取的□，再點選刪除按鈕。 ※請注意：若直接點選『選取』文字上方，則會將所有的資料進行全選。 「圖3-8」 【附件欄位顯示】：此功能於附件資訊頁面下方。 主要功能在於使用者加入了相關附件後，於文面上『附件：』欲產生之文字。 可自行填寫或以下拉式選單選取常用字樣。 系統預設勾選顯示附件名稱，若不勾選則於文面上不顯示附件明細名稱。 作業畫面如下「圖3-9」所示。