商务沟通与交流第三版第三章组织沟通.ppt

第三章 组织沟通 （二）按照会议的形式分类 按会议的形式，可将会议分为正式的会议和非正式的会议。 1．正式会议 正式的会议一般都有规定的程序和规则，如公司的董事会会议、专门委员会会议、股东大会、全体职工大会等都是正式的会议。 2．非正式会议 非正式会议可以采用多种方式进行，以灵活、高效、简单地解决日常问题。如临时会议、头脑风暴会议、小型讨论会等。 第三章 组织沟通 （三）按照与会人员的身份分类 按照与会人员的身份不同，可以将会议分为员工会议、董事会议、党委会议、高层管理人员会议、部门经理会议、记者招待会等。 （四）按照会议人数、规模分类 按照会议人数、规模可将会议分为大型会议、中型会议和小型会议。 第三章 组织沟通 1．大型会议 参加人数众多，多者可达成百上千，与会者相互之间难以进行充分的沟通，因此这类会议往往适用于传达组织的重要信息。 2．中型会议 参加人数一般在几十人左右，有规定的会议程序。这类会议适合于较为正式的工作指示、任务分配、工作汇报、收集意见、组织培训等。 第三章 组织沟通 3．小型会议 参加人一般在十人以内，与会人都有机会表达自己的想法，相互之间的沟通也较为充分。这类会议适合于解决组织日常工作中大量具体的问题，激发新的创意、观点等。 第三章 组织沟通 （五）按照会议召开的规律分类 按会议召开的不同规律，可将会议分为定期例会和非例行会议。 1．定期例会 指定期召开的会议，如组织年会、月会、周会等。 2．非例行会议 指不定期召开的，为处理某些临时性的、非常规的事件而举行的会议。 第三章 组织沟通 三、 会议中常见的问题 （一）会议的策划不好 会议策划是指在开会前就要将会议的程序、规则、与会人员、会议主题以及会议中可能遇到的各种问题进行预先的计划，以保证会议正式召开时能准确、有序、高效地进行。会议策划不好必定会影响会议的效率。会议策划不好一般表现在以下几个方面： 第三章 组织沟通 1．时间安排不清楚或时间通知不到位，导致与会者不能按时参加，影响会议进程和效率。 2．具体开会时间不合理。 3．会议地点安排不恰当。 4．会议场所布置不好。 5．邀请的与会人不对。 6．开会目的不明确。 第三章 组织沟通 （二）会议的组织不力 对会议的组织不力主要问题出在组织者身上，主要内容包括以下几方面： 1．组织者未按预先的策划与安排进行会议，不能很好地掌握会议节奏，使会议脱离正轨，也使与会者感到混乱。 2．组织者缺乏足够的能力，不能有效控制会议的进程、重点与气氛，不能调控个别霸道、独断的与会者，甚至被与会者的观点牵着越走越远，使会议失去意义。 第三章 组织沟通 3．组织者不能保持客观、中立的调控地位，过于独断地控制会议，表现自己，将自己的观点强加于人，同样达不到会议的效果。 4．组织者事先不了解与会人的特点，不能促进与会人之间进行充分的沟通、沟通，达不到会议的目的。 第三章 组织沟通 （三）与会者的表现不佳 与会者是会议的主角，其表现直接影响到会议的效果： 1．与会者没有作好事先的准备。 2．与会者的个人习惯、特点会在无形中影响会议的效果。 3．有的与会者参与过多而有的与会者又参与过少。 第三章 组织沟通 （四）会议的结果无效 会议结果的无效主要表现在以下几方面： 1．没有得出有针对性的结论。 2．会议的决定得不到传播与执行。 3．与会者的建议、想法被忽略。 第三章 组织沟通 四、 会议管理技巧 （一）会议的策划与准备 良好的会议策划和充分的会议准备能极大地增加会议成功的可能性。一般应从以下几个方面着手： 1．明确会议的目的，准备会议的议题 会议议题要符合以下几个要求： 第三章 组织沟通 （1）议题必须与会议目的紧密相关，最能代表目的。不要因为力求全面而将与目的有关的主题都囊括进来，导致使会议内容散乱； （2）议题数量要适度，以准确反映会议目的为准； （3）议题要有合适的操作性，即议题既不能太抽象，让与会者理解起来很困难，或讨论起来太宽泛，找不着重点，也不能太具体，让与会者没有思考、讨论的足够空间。 第三章 组织沟通 2．明确会议参加人，准备相关邀请资料 3．明确会议的时间地点 4．明确会议的议程、规则等 5．会议现场的布置与后勤准备 第三章 组织沟通 （二）会议过程的合理把握 对于会议过程的合理把握，需要主持人和与会者共同努力。 1．主持人要充分履行职责 2．作为与会者，应做到以下几点： （1）会前的充分准备。 第三章 组织沟通 （2）会议中，以积极的态