文献编纂学5-第五章文献的查选.pptx

21世纪档案学系列教材档案文献编纂学第五章 档案文献的查选档案文献的查找第一节目 录第二节选材的意义和原则contents第三节选材的基本要求第四节档案文献的选本第五节选材的方法和步骤第一节档案文献的查找第一节档案文献的查找一、档案文献查找的意义和原则三、档案文献查找的方法二、档案文献查找的策略四、档案文献查找的组织分工一、档案文献查找的意义和原则(一)档案文献查找的含义(二)档案文献查找的意义(三)档案文献查找的原则 一、档案文献查找的意义和原则（一）档案文献查找的含义从表面看,档案文献的查找是比较简单的技术性工作,但在实际工作中,由于所选题目的利用者对象不同、编纂要求不同、馆(室)藏档案文献数量与质量不同、档案的文本形态与载体不同,在查找档案文献时会遇到各种各样的难题,尤其是在编纂具有一定深度和广度或档案文献来源比较复杂的选题时,更是如此。因此,需要以科学的态度认真分析并把握专题内档案文献的分布状况,并运用一定的策略和方法进行查询和提取,从而把与一部档案文献相关的档案信息挖掘出来,使编纂主题得到深刻的体现。查找工作关系到档案文献编纂选题的实现程度,也关系到对特定专题档案文献信息开发的广度和深度。 一、档案文献查找的意义和原则(二)档案文献查找的意义1.为挑选档案文献创造条件档案文献编纂的目的,是尽量方便读者利用档案,并有利于保护档案原件。同时,做好查找工作,可以防止与编纂题目有关的有重要信息价值的档案不会遗漏在外。2.为丰富和充实汇编内容奠定基础档案文献查找是在一部汇编(即编纂成果)中为读者提供与本专题有关的绝大部分重要材料的重要手段和保证,其目的是尽可能以较为全面、系统的档案文献说明编纂题目。3.为利用者查阅利用档案信息创造便利为利用者查阅利用档案信息提供服务是编纂工作的目的和宗旨,也是查找工作的目标所在。我们说档案资源数量庞大,从信息资源或社会资源的分布与占有上看,显示了档案资源的优越性。 一、档案文献查找的意义和原则(三)档案文献查找的原则查找档案文献时,编纂者应该遵循在编纂题目要求的范围内“全面查找、宁多勿漏、博约得当”的重要原则。全面查找所谓“全面查找”,指两个方面的工作内容:首先,对相关档案部门内部保存的和某个编纂题目有关的档案文献,编纂者均应遍查各个全宗或类别。其次,编纂者还有必要到档案部门以外有可能保存有关档案文献的地方,亲自去了解、查找。如到图书馆、资料室、博物馆、展览室等单位,认真查找有无可收入汇编的档案文献。为了做到全面查找,编纂者无论是查找档案部门内有关的全宗或类别,还是查找档案部门以外有关单位保存的档案文献,都应充分运用多种检索手段,将与编纂题目有关的以及可能有关的所有全宗、类别和案卷内的档案文献一一过目,虽然可能要消耗编纂者很多精力,但是经过全面查找后,能尽量避免遗漏有较大信息价值的档案文献。 一、档案文献查找的意义和原则(三)档案文献查找的原则宁多勿漏所谓“宁多勿漏”,即根据编纂题目所规定的范围,编纂者查到的档案文献,宁可多一些,甚至可以比计划选入汇编的档案文献多出若干倍,尽最大努力防止遗漏某些应选入汇编的档案文献。实践证明,编纂者只有在查找阶段坚持“宁多勿漏”的原则,下大气力多收集一些有关的档案文献,争取做到与编纂题目有关的档案文献尽归己手,才能使以后的选材工作有较大的回旋余地,有利于保证汇编质量。尤其编纂数十万字甚至上百万字的大型汇编时,由于题目范围大、时间跨度长、涉及问题多,只有坚持“宁多勿漏”的查找原则,才能使汇编内容全面深入。 一、档案文献查找的意义和原则(三)档案文献查找的原则博约得当“博”,就是指通过“全面查找”,实现“宁多勿漏”;“约”,就是收集档案文献不能离开编纂题目要求的范围,无限牵连或漫天撒网式地查找材料,容易出现查找的档案文献与编纂题目关系不大,甚至毫无关系而不能选用的现象。查找档案文献尽管要遵循“全面查找、宁多勿漏”的原则,但是绝对不能“多多益善,凡档皆收”,在查找时必须掌握好尺度。为使查找到的档案文献“博约得当”,要注意以下两点:第一,要注意不能无限制地拉长档案文献查找的时间断限。第二,要注意不能牵强附会地将一些与编纂题目无甚关系的人物、事物及事件的档案文献收集起来。二、档案文献查找的策略(一)明确档案文献查找的材料范围(二)合理规划档案文献查找的轻重缓急(三)充分利用各种检索工具(四)科学借鉴并运用郑樵的“求书八法”思想 二、档案文献查找的策略(一)明确档案文献查找的材料范围选材大纲是档案文献查找的基本取材范围,但不能局限于此。在具体的查找工作中,还要详细分析档案文献的特点、分布状况和文本形态,从多角度思考并合理规划档案文献查询、搜集的材料范围,以此形成档案文献汇编的材料特色和优势。考虑档案文献查找的材料范围的具体角度有材料的文献类型、保存单位、保存地点、载体种