BB-01-002-文件管理程序解析.docVIP

文件管理程序 1目的 本程序是为了使北京易艾斯德科技有限公司(以下简称“本公司” 文件有效的使用与管理。 2适用范围 本程序适用于本公司内使用的文件及各种媒介形式的文件的管理。 3用语定义 3.1文件样式 文件样式作为公司的标准,在内部网上统一样式,使用时从内部网统一下载使用空白格式的文件。 3.2文件样式的管理(附录 2 文件样式登录台帐 从文件样式的设计、登录、使用、修改到废弃的过程管理。 3.3文件样式的结构 文件结构基本上分为:开头、正文、结尾三部分。 3.3.1文件开头:包括文件名、批准栏和文件记录登录号 3.3.2文件正文:正文应设计有关业务处理的各项事务,记录以 5W1H (WHO 、 WHERE 、 WHEN 、 WHAT 、 WHY 、 HOW 形式为原则。 3.3.3文件结尾:以文件编号构成结尾栏。 3.3.4文件的保密等级 公司的文件保密等级分为三个等级:绝密文件、对外密文件和一般文件。 3.3.4.1绝密文件:一旦泄漏有可能危及公司经营或对公司造成巨大损失的文件。包括公司经营战 略或核心技术等相关文件。 3.3.4.2对外密文件:一旦泄漏对公司造成不好的影响并可能带来一定的损失。 3.3.4.3一般文件:没有保密的必要,可向公司外部公布的文件。 3.4文件的种类 3.4.1工作业务上使用的文件(包括报告、合同、计划案等 。 3.4.2公司体系文件(包括品质体系文件、环境体系等 。 3.4.3电子邮件、传真等。 3.4.4工作中的品质记录。 3.4.5内部网络传送的文件,电子版文件。 3.4.6外来文件:各种法律法规,行业标准,客户标准等。 4责任权限 4.1文件样式的管理部门 文件样式的管理部门为品质保证部,对文件样式的制定、修改、废弃等进行确认,并负责文件样式的 承认以及内部网的更新。 4.2编写部门 相关部门编写文件样式,编写完成后,需向管理部门申请登录,登录后方可使用。 4.3文件的保密等级 4.3.1文件的管理部门在附录 3的基础上有权利决定文件的保密等级。 4.3.2各部门经理有权利决定文件的延期与废弃。 4.3.3各部门有责任向相关人员提供必要文件。 4.3.4全体员工按照本程序对公司文件承担责任。 5文件的编写、管理、保密及废弃 5.1文件的编写 5.1.1文件编写部门编写完毕后,管理部门经过审核,批准后,提交文件样式管理部门,赋予文件样式 管理编号,进行登录,表示承认,并在公司内部网登录。 5.1.2当申请文件样式不适合时,文件样式管理部门向编写部门反馈,以便及时修订。 5.1.3当使用部门废弃文件样式时,向文件样式管理部门通报。 5.1.4文件管理编号参照附录 4 5.1.5样式修改后,旧本进行废弃。 5.2文件的管理 5.2.1文件形成后,统一编号进行管理,并在公司内部网上登录。 5.2.2按照相关标准的设定进行文件的保管年限管理。 5.3文件的保密 5.3.1绝密文件由相关管理部门进行保管。未经总经理许可,不得借阅。 5.3.2严禁私自将机密文件(绝密文件和对外密文件复制,严禁以任何形式(Fax , E -mail 等进行 传播。 5.4文件的废弃 5.4.1必要时,对文件进行废弃。需填写文件《废弃申请表》 ,参照附录 5 5.4.2一般文件废弃时,由各文件负责人进行。 5.4.3机密文件废弃时,需由总经理批准。 6关联记录 7相关标准 7.1编号:BB-01-001 《标准管理程序》 程序文件 附录 1 文件业务流程图 区分 编写部门 关联部门 承认（批准） 备注 文件编写 P NO 批准承认 YES D 进行培训 文件登录 使用内部网更新版本 内部网更新 C NG 使用 修订 NG，批准时 A 不适用时废弃 A-02-0001-(06.07 Page 6 of 8 程序文件 附录 2 文件样式目录台帐 文件样式目录台帐 登录管理 编写部门 编号 文件名 版本 日期 改订次数（版本） 废弃日期 备注 A－02－0005－（06.07） 附录 3 公司保密文件范畴 3.1 3.2 3.3 公司经营状况、发展战略、经营目标等。 核心技术、新产品研发状况、产品成本等。 工资体系、福利薪酬体系等。 附录 4 文件管理编号基准 A － 01 － 0001 － （06.01） （1） （2） （3） （4） （1） 全公司共用的文件样式 A 各部门制定及适用的样式 B 法律法规文件及其他文件 C，使用法律法规文件时，文件编号使用原有 NO，不进行重新编号 （2） 业务职能分类 区分 标识 区分 标识 行政人事 01 库房 08 品质 02 系统 09 设备管理 03 市场 10 硬件开发 04 其它 11 软件开发 05 采购 06 生产 07 （3） 文件样式的连续编号 （4