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加强企业档案管理工作的几点思考 中国电信股份有限公司泉州分公司 闫建榕 摘要：加强企业档案管理工作，应建立企业领导层和企业档案管理部门的考核机制，理顺档案管理体制，合理调整档案人员结构，知识管理与行为管理相结合，集中统一管理企业电子信息，才能整体提高企业档案管理水平。 关键词: 企业档案；强化管理；管理措施 企业档案是真实记录企业改革发展历程，准确反映国有资产保值增值情况的珍贵资料。要确保企业档案健康有序地发展，以国家档案局和国资委联合召开中央企业档案工作会议为契机，进一步统一思想、理顺体制，强化管理、充实力量，加强企业档案管理工作，切实把企业档案管理工作提高到一个新的水平。 一、 企业档案工作现状 一是由于企业所有制形式的多元化，管理体制的变化，产权结构的变动和调整，部分企业，尤其是中小企业领导或法人档案意识淡薄，普遍存在“重生产经营，轻档案管理”的思想，弱化或轻视档案工作，导致企业档案管理水平出现滑坡的现象。二是企业档案管理工作体制尚未完全符合现代企业制度的要求，现行企业档案管理工作方式产生于计划经济体制，企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式，企业档案管理部门存在看家守摊的工作方法，未能跟上企业改革步伐积极服务于企业。企业档案工作不能与企业各项管理工作密切融合，并与现代企业制度追求的经济效益原则产生摩擦，这是导致企业档案工作处于劣势原因之一。三是利用企业档案信 息资源为企业创造价值和产生经济效益时间的不确定性，其取得的经济效益采用公式折算的方法，无法兑现企业所需的现金流，这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。四是企业开展的档案工作目标管理达标活动停止后，有的企业鉴于档案工作失去了有力的监督和指导，而出现了“无目标、无压力、档案工作无动力”等现象。 二、加强企业档案管理工作的必要性 1. 提升企业的整体管理水平 档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，也是企业以及企业领导人接受国家和社会审计、监督、检查的重要基础。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。企业档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的测试点。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。 2. 企业档案管理工作自身发展的需要 档案管理工作不能滞后于企业发展步伐，企业档案如果不被利用，常年沉睡在库房里，就会成为企业的负担和包袱，企业领导就不会重视档案工作。档案管理工作要发展，首先要内部挖潜创新，夯实企业档案管理基础工作，树立“服务创造价值”的观念。企业档案部门一定要用各种方法，充分开发档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业各项工作服务，为企业创造价值和效益。这样，企业领导才会重视档案工作，为企业档案工作的良性发展提供人、财、物的支撑服务。 三、加强企业档案管理工作的措施 1. 建立企业领导层和企业档案管理部门的考核机制 企业档案属于企业资产的一个组成部分，企业档案保值增值的相关事宜几乎可完全取决于企业本身。企业档案工作需要投入人力、物力与财力等成本才能正常运作，当企业档案工作不能为企业带来相当于或者是大于其投入成本的效益时，领导层就会逐渐忽视企业档案管理工作，目前的企业档案管理工作正处于这样一种趋势。企业档案管理工作必须实施依法治档，才能避免因人力、物力、财力投入不足引起的企业档案管理工作混乱局面的产生。一是要加强对企业领导层的考核。《企业档案工作规范》明确指出“企业应建立分管档案工作领导”，目前分管企业档案工作的领导均由企业领导层担任，企业领导层有权决定档案管理工作所需的人力、物力、财力的解决途径。在切实加强企业档案管理，确保国有资产保值增值工作中，要借鉴近年来国有企业内部审计机构在企业内部建立严格的企业管理控制制度。假如，将档案“三率”（完整率、准确率和归档率）纳入企业内部审计范畴，对企业领导人任职期间，属于企业资产的重要组成部分企业档案的管理情况进行评估与奖罚，对企业档案管理工作的巩固与提高有着积极的意义。二是加强对企业档案管理部门的考核。企业档案管理部门担负贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度的职能。同时要统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。一个企业档案管理工作能否实现标准化、规范化管理，企业档案管理部门有着举足轻重的作用。因此，企业必须将档案工作发展的内容进行指标化，将推动档案工作的措施进行文本化，制定出科学规范的企业档案工作评价体系和考评机制对企业档案管理部门的绩效