公司业务档案管理.docVIP

时间 发布时间 执行时间 备注 制定 1998-10 1999-1-1 事务所脱钩改制 第一次修订 2006-12 2007-1-1 新审计准则实施 第二次修订 2007-12 2008-1-1 新底稿指南发布 第三次修订 第四次修订 第五次修订 业务档案管理 （天职国际业规106号） 1．概述 1.1 为规范本所业务工作底稿形成业务档案流程及业务档案的管理工作，制定本规程。 1.2 本规程适用于财务报表审计业务，其他业务参照执行。 1.3 本规程的主要内容包括： （1）业务工作底稿的验收与交接； （2）业务工作底稿的归档工作； （3）业务档案的日常管理。 2．业务工作底稿的验收与交接 2.1将业务工作底稿按照业规207号《财务报表审计工作底稿模板》等规程和本规程要求整理为业务档案是项目外勤主管的责任，质监与技术支持部负责业务工作底稿的验收，不符合要求的业务工作底稿不得验收，档案管理人员负责业务档案的装订与管理。 2.2 外勤主管应当在报告出具60个工作日内将工作底稿整理成业务档案，送质监与技术支持部验收。如符合要求，质监与技术支持部将“未归档底稿欠条”退还外勤主管，如不符合要求，验收人员应将不能验收的原因列出清单（附件13）与工作底稿一并退还外勤主管。 2.3 质监与技术支持部在验收业务工作底稿时要注意以下事项： （1）底稿是否按照当年模版编制； （2）底稿是否已按规定分册（每册为2.2厘米/200页左右，超出部分应当对其进行适当分册，但尽量不要对工作底稿的大类进行分割），同时在第一本档案的财务报表审计工作底稿总表“档案册”栏中填写册号； （3）每册首页是否为目录页，且底稿已按目录顺序排好，并编制索引号和交叉索引号； （4）底稿是否已按规定贴好指示标签； （5）底稿中很小的单据，如邮局的挂号单等小于A4纸的纸条，是否已粘在A4纸上； （6）底稿中是否有应交未交原件或收到原件后未撤出复印件的情况； （7）底稿中是否有热敏纸传真件(由于热敏纸上的字在一段时间内会消失，所以应复印该传真件)； （8）底稿中横向排版的表格是否有超过十张以上表头未朝左侧的现象； （9）底稿中是否有订书钉、曲别针、大头针等金属物； （10）与审计过程和审计结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除； （11）年审底稿（D类审计项目除外）是否已区分当期档案和永久性档案，并分别整理。 2.4 业务工作底稿的接收。档案管理人员接收到的业务工作底稿包括两部分，其一是盖章人员移交的业务流转控制表及其业务报告正本；其二是验收人员移交的其他工作底稿。 3．业务档案的归档工作 3.1业务档案归档工作由五个步骤组成：业务档案整理、登记、装订、装盒及入库码放。 3.2业务档案整理。档案管理人员在进行业务档案整理工作时要注意以下事项： （1）整理过程中要拆除金属物。 （2）材料纸面过小的，要粘贴或托裱在标准A4纸上，装订部分过窄或有字时，应用纸加宽。 （3）在进行底稿整理时，如发现底稿中有很明显的问题，如：未贴标签，页码混乱等，要及时将档案退回验收人员，重新整理、验收。 3.3业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好“业务台账（业务档案登记表）”（附件1，电子版）后5项内容（前面的内容由软件自动生成）。 3.4业务档案装订。装订工作是要将整理好的底稿与报告、流转表整合在一起，附上封皮、备考表及封底的过程。步骤如下： （1）根据业务台账（业务档案登记表）记录，找出相对应的业务报告流转控制表及其业务报告正本，并且查看该份报告是否有补充或修改的情况，若有此情况，则要替换原报告，只留最终报告正本。 （2）根据业务报告流转控制表及报告打印每册底稿的案卷封面（附件4，使用统一的特殊纸张），封面上应当写清被审计单位名称、业务项目名称、报告文号、卷数等信息。 （3）装订时要将流转表、报告正文放在目录中标明的位置，如果该报告有过补充修改，要特别注意业务报告修订（补充）审批单的位置，且要在每本档案底部附上卷内备考表（附件4）及封底。 （4）即将装订时要最后检查一次档案内是否有金属类物品,以保障装订时人员安全。装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。 （5）档案装订统一采用左端两孔式,两孔将档案平分为三等份并距左端1公分左右（装订时请正确操作装订机，并注意安全，装订完毕要及时关掉电源）。 （6）档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行装订，每年度终了90个工作日内，档案管理人员应当对上年出具业务报告的业务档案装订归档完毕。 3.5业务档案装盒。档案装订后应及时装盒，装盒时应尽量将盒装满，节约空间，在档案盒封面写清档号（本分所本年度档案盒流水号）和分所名称（附件5），档案盒脊部写清档号、册数等内容（附件6）。 本所用的