写好公文的技巧之文章要浅显易懂.pdfVIP

下载 第 4 章 文章要浅显易懂 迪·科斯特纳（Dee Castner ），K P M G毕马威会计事务所，高级审计师 w w w. k p m g . c o m 迪·科斯特纳的工作是为 K P M G 的领导层准备财务报告、审计意见，并将审计结果整理成 册。总部设在纽约市的 KPMG Peat Marwick 是全球领先的服务性机构，为国际商业团体提供审 计、税务和咨询服务。 好的审计报告应： (1) 紧凑。 (2) 全面、又不失积极。 (3) 容易被所有读者理解。 公文和备忘录等都是写给“大忙人”们看的，紧凑很重要。拖沓冗长的句子既浪费时间又 浪费纸张。像本文开始那样用标号或数字列出各项内容，在公文中很常用，特别是在说明有哪 些事件对一个帐目产生了影响的一类公文中。列出的各项内容要简洁。作者通过使用关联词 “但是”或“然而”等可以只用一个句子或段落将一年以来业务的多次起伏解释清楚并保证内容 的完整。 我力求全面同时也很注意用词对客户的影响，特别是向他们解释复杂和特殊情形下的交易 情形时。例如：“合理避税”代表一个积极、精心管理的形象；而“逃避税收”听起来好像在犯 法。身为审计师，对描述事件选用词汇的内涵应有所了解，因为有些词可能向读者传达完全错 误的信息。 读者们包括 K P M G 的其他雇员，客户方的雇员，甚至法庭工作人员。各方面人士对于会计 学的知识掌握程度不同，审计公文因此必须易于理解。对外公文中使用了术语，读者往往无法 明白。但在内部公文中如使用P FAW （通过进一步审计），P / M i n o r （少数通过）或P B C （由客户 方提供）等术语，由于审计师能理解，因此是可以的。反之，客户方面的雇员和法庭工作人员 就必须把这些说法拼写完全才能理解。 好的工商管理公文就好像和对方在聊天。不幸的是，当今各机构的公文大多不像是由活生 生的真人写的，反而像那些面无表情的官僚们的作品。 使用浅显易读的文风可以让读者对你的观点反响更积极。令文章浅显易读的方法有二：首 先，每个段落每个句子都要浅显易读，因此浏览一段或通读全文就不那么困难了。第二，将公 文设计得十分悦目并采用标号等形式给读者以更好的阅读指导。本章将重点讨论词、句、段层 次上的浅显易读问题。第6章将讨论全文层次上的易读问题。 4.1 好的工商管理公文的写作风格 好的工商管理公文的风格类似谈话，而不像那些深受好评的、传统的学术报告和终期报告 的文风那样正式（见表 4 - 1 ）。很多商科教授们同样喜欢写得浅显易懂且注重视觉效果的终期报 告。 改74 商务与管理沟通 下载 表4-1 不同程度的风格 对话风格 好的商务写作风格 传统的终期报告风格 很不正式 对话式：好像真人在谈话 比对话要正式，但仍具有人情味 很多缩略形式 可以使用缩略形式 如果有也是很少的缩略形式 使用‘我’、第一和第二 使用‘我’、第一、二人称代词 尽量少地使用第一、二人称代词 人称代词 亲切 亲切 不用尽力创造亲切感 个人化，针对具体的会 个人化，可以指名道姓并说明 非个人化；泛指读者群，不指出读 话环境 读者具体的境况