信息商议资料控制程序.docVIP

1 目的 明确并规定质量环境管理体系运行相关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保相关信息沟通的及时性和有效性。 2 适用范围 与质量环境相关信息的沟通。 3 术语和定义 其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有相关方。 4 职责 4.1 总务部负责建立并改进本程序。 4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。 4.3 总务部负责主导与其它第三方相关环境信息的内外部沟通与处理。 5 控制程序 5.1 内部沟通 5.1.1 内部沟通方式主要有： 张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。 5.1.2 张贴标语 最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与理解，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司主要活动场所中显眼位置。 5.1.3 采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。 a) 公司内部各部门之间对质量/环境相关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，相关部门视情况必须及时答复。沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。 b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知总务部。总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。该表按《文件控制程序》分发到内部各部门与重要负责人。 5.1.4 定期工作报告 为确保管理层各级以及管理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的管理人员应主动定期向所属直接上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。如果有需处理的信息，上级管理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情况必须尽早答复 。同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。 5.1.5 会议 当沟通的内容需与相关人员进行讨论处理或对重要（紧急）信息进行多向传递与沟通时，沟通方才可组织会议进行面对面的沟通。 a) 公司目前定期和经常性的沟通会议主要有： （I）公司会议沟通表（附表一）。 （II）其它会议的召开各部门按需要组织。 b) 每次会议组织方必须保持“会议记录”，且进行分析处理性质会议时必须做到“议必有决”，必要时，通过组织继续会议做出决定。 5.2 与相关方的外部沟通 5.2.1 外部沟通的方式主要有：电话、网络邮件、传真、书面函件、访问或邀请进行面议。 5.2.2 外部沟通的归口部门。市场部负责与顾客和供货商进行沟通；总务部负责与工程承包方、计量服务方以及其它相关方进行沟通。 a) 外部沟通时，沟通方式一般以书面为主。如果是非书面的方式，沟通方应采取有效的方式保持沟通记录。如果沟通收到需处理的信息，应视情况以内部沟通方式联络或召集相关部门协助处理后，按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，应视情况必须尽早答复。同时，沟通方必须保持沟通的记录，记录的形式不定。 b) 公司其它部门如需独立与相关方进行沟通时，应将沟通的内容与结果以内部沟通方式及时知晓内部归口部门。同时沟通部门应保持沟通记录，记录形式不定。 c) 公司其它部门如收到相关方的信息应及时以内部沟通方式传递给归口部门，以使归口部门能及时处理并归口管理。 5.2.3 与相关方沟通的内容。质量/环境相关信息，包括相关方质量/环境投诉、紧急事故的联络与协商处理，以及其它需信息。 6 相关文件 6.1 《文件控制程序》 6.2 《内部紧急联络方式一览表》 相关记录 7.1 《会议记录》 附表一 公司会议沟通表： 会议名称 会议组织部门 会议主持 会议主题 会议时间 应参加人员 管理评审会议 管理代表 总经理 管理评审 按计划 各部门经理 内部审核首、末次会议 内部审核组 审核组长 介绍审核活动相关要求与通报审核结果 随审核计划而定 审核组成员、被审核方主管 质量/环境异常分析处理会议(含相关方投诉处理) 总务部 管理代表 分析质量/环境异常原因，拟定改进措施。 发生环境异常时 相关部门经理、部分技术人员、操作人员。 目标、指标达成分析处理会议 总务部 管理代表 检讨目标、指标达成情况并在有必要时，经分析后拟定改进措施。 每个季度第一个月的上旬。(即1，4，7，11月) 公司各部门主管及相关重要负责人。