学校大型会议的筹备.docVIP

二、学校大型会议的筹备 （一）大型会议的类别 学校大型会议包括校庆、党代会、教代会、团代会等。 （二）会议的组织与筹备 1.组成秘书机构。 会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。 ①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。 ②行政组，负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。 ③组织组，负责制印选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。 ④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂(贴)会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。 ⑤保卫组，负责会议的安全保卫工作。 2.会前准备工作。 ①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。 ②会场布置，主席台座次要事先标明或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。 ③议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。 ④文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。 ⑤其它，如准备入场卷、代表证、工作证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。 3.会前检查工作。 应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。 4.会务工作。 ①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房； ②接待报到、登记； ③安排来宾食宿、文娱活动，协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映； ④整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理； ⑤协助主持人组织确定大会发言，做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。 5.会议后的整理工作。 ①根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道稿件； ②总结会务工作，撰写会议日志； ③安排校外代表的离校，若是省外来宾应提早了解登记其返程日期，并代购车、机票； ④各类文件该归档的归档，该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。 二、学校行政工作会议 （一）会议的种类 学校行政工作会议一般有： 1.校长办公会议。会议内容一般为讨论决定学校的重大发展、改革、重要决策等事项； 2.学术委员会、教师职称评审委员会、学位委员会、各专项工作领导小组等会议。会议内容一般为研究审议学校的校务、教学、科研、教师职称、学位等方面的重大问题； 3.各学院、机关各部处负责人工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究学校或系、处的工作； 4.校长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些具体问题； 5.校领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为了解信息、调查研究，处理一些基层的实际问题。 （二）会议的准备工作 1.前四种会议须事先确定好会议的主要议题。一般由校长或其他校领导提出议题，另外也可由党政办将各职能处、系需提交会议讨论决定的问题进行审查提出建议。 2.会议材料的准备。由各职能处、系提交上会讨论的问题，一般应由各职能处筹办，党政办秘书督办。需会议上研究的文件，如学校规划、年度工作计划、校长工作报告、各种重大改革方案、建设方案、预决算方案、重要人事安排、机构设置问题、重要规章制度的建立、修改和废除等，一般应在会议前两天把材料送发给参加会议人员，并通知准备意见。 （三）会议的记录工作 1.学校重要会议的记录，一般由党政办秘书承担。担任记录工作的秘书，必须提前到会，检查到会人员情况，对未及时到会的同志再行催办。与会人员较多的会议，应进行签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予转达。 2.认真做好会议记录。重要会议要录音，并将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，秘书可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。 3.会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。写出会议纪要后送主持会议的校领导审批，存档。 （四）会议决定的落实 1.会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神，应撰写纪要(时间一般不超过三天)。纪要撰写好后，应送校领导审阅。并经主管校长签发后由党政办秘书编号，然后打印下发(时间不超过一周)。对于尚待进一步讨论研究才能确定的事项或暂需保密的内容不发纪要。 2.会议做出的规定，超出“纪要”的发放范围，可以用文件的形式(如“通知”、“规定”等)下发。一般需由有