北京大学文书档案指导教程-北京大学档案馆.pptVIP

1 文书档案归档指导教程 北京大学档案馆 2 主要内容 一、归档的基本步骤 二、归档的详细流程 三、归档流程详解 3 一、归档的四个基本步骤 2、计算机编目 1、收集整理 3、装订入盒 4、移交 档案馆 4 二、归档的详细流程 5 1、学习掌握归档范围 《北京大学文书文件材料归档范围和保管期限表》 三、归档流程详解 6 2、按归档范围搜集材料并按年度保存 重点材料： 1.年度计划、总结、报告、报表、奖励等文件材料 ； 2.请示、报告及批复、批示 ； 3.年度工作计划、工作总结、年鉴、大事记、简报； 4、应届毕业生合影照片； 5、重大活动结束后形成的材料，包括光盘、照片、印刷品等材料 6…… 注意事项： （1）年度计划、总结、报告、报表、奖励等文件材料，放在内容针对之年； （2）跨年度的规划和计划，归入文件内容针对的第一年； （3）跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一年； （4）跨年度处理完毕的文件归入办毕或结案的一年；按教学年度形成的材料，放在该学年度末的一年； （5）跨年度的请示与批复，放在文件批复的年度。 7 3、排列文件顺序 排列原则： 请示与批复为一件，批复在前，请示在后； 正件与附件为一件，正件在前，附件在后； 转发文与被转发文为一件，转发文件在前，被转发 件在后； 印件与定稿为一件，印件在前，定稿在后； 案件文件，结论、决定、判决性文件在前，依据性 材料在后。 8 4、整理立卷 搜集好的文件可按“件”或者“卷”进行整理，一般以“件”为单位。即请示与批复为一件，正件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，印件与定稿为一件。 同一事件的一组文件也可按“卷”整理，并编制卷内目录。具体操作可与档案馆收集指导办相关老师联系。 照片光盘等特殊文件请分别妥善保存。 9 5、编写页码 10 6、计算机编目 需录入的主要内容: （1）题名 （2）保管期限 （3）归档类型 （4）文件结束时间 文件开始时间 归档时间 （5）责任者 （6）责任单位 （7）页数 （8）盒号 （9）备注 档号由系统自动生成 11 7、装订 去除材料中的钉书针等金属物 打印封面，左下角对齐装订 使用不锈钢订书针或线装订 注意事项： 装订线以外有文字要贴边条 有保存价值的小便条要贴在大纸上 最后一页纸的背面有字或纸质较薄的须加封底（白纸） 12 8、装盒 1.用铅笔在盒脊右侧填写档号范围 及盒号 2. 用铅笔填写盒内的档案文件数量 注意填写档号范围、经手人和日期等信息。并放在该盒内文件的最后。 13 9、打印案卷目录 案卷目录示例 卷内目录示例 14 10、移交及办理手续 将档案实物和电子数据移交档案馆，并与档案馆办理移交手续 请注意需经手人签字及盖章 15 联系方式： 业务问题请致电收集指导办 王 瑾 陈 香 李向群 魏 卓 档案管理系统问题请致电技术办 贾永刚 16