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信息化背景下国有大型企业的办公室职能分析 中铁建工集团有限公司办公室党委办公室北京100160 摘要：为了能适应外部环境的快速变化与信息技术的不断变迁，国有大型企业办 公室作为企业重要的管理服务机构，其职能需要在维持基木框架不变的基础上结 合企业管理信息化的主要特征进行优化。首先，在梳理国有大型企业办公室一般 现有职能的基础上，确定办公室工作的主要特征，厘清了办公室职能框架的主要 组成部分，其次，根据现有管理结构采用ECRS分析法，对办公室职能进行分析， 最后，结合办公室职能的分析结果，针对当前的社会经济环境要求，提出国有大 型企业办公室职能优化的意见建议。研究发现，在信息技术的快速迭代过程中, 办公室的职能结构偏向扁平化，不同职能间的横向关联得到增加，而纵向深度缩 短，办公室的信息传递与搜索功能需要增强，信息生成功能则可以适当削弱，这 样才能使得办公室工作能够更好地服务于企业运营效率的提高与竞争力的增强。 关键词：办公室职能；信息技术；管理结构；ECRS分析法；职能优化 1引言 在国有大型企业不断崛起与发展过程中，企业办公室不仅作为一个企 业综合型的管理机构承担企业的发展决策辅助功能，而H作为企业的经营运行中 枢，在策略执行过程的监督、企业内外沟通协作等方面发挥着重要作用。 当前随着信息技术的快速发展，管理信息化己经成为现代企业不可逆 转的发展趋势，同时企业信息处理与智能化水平的提高也是“工业4.0”对每个 牛产企业的基木要求。在“十三五规划”的指导下，我国将有序地实现产业结构 的转型升级，构建现代化产业体系，国有大型企业在加快转型与产能升级的过程 中需要办公室不断调整其职能，使其能够高效完成企业适应环境发展变化中的新 任务、新要求。国有大型企业作为国民经济的重要支撑，在产业转型升级的过程 中发展与稳定具有同样的重要性，而办公室工作一方面需要通过改进自身组织结 构与工作流程实现企业运营高效性以适应不断变化的外部环境，另一方面则需要 坚定不移地完成原有核心职能保障企业的稳定与凝聚力。 信息吋代的到来使得每个企业在运行过程中都需要面对巨量的信息， 从企业内部角度分析，随着信息技术手段的进步，企业内部管理信息迅速实现多 元化，需要企业通过一个中枢机构对各种信息进行高效管理，以提高信息在企业 内部的流转速度并保障其准确性，从企业外部环境角度分析，信息技术给予企业 —个崭新的环境感知手段，在企业的有效统筹下可以更精确地完成客户管理、策 略制定等工作。 同吋，在互联网的大背景下，整个社会的信息流动速度不断加快，商 务活动的反馈需求迅速增加，大型国有企业由于其特有社会经济属性，在适应环 境新要求的过程中需要对内部组织结构进行深度改进升级，其中综合办公室的职 能就是企业信息化过程中企业结构化转型的重要组成部分。另外，在实际工作的 过程中信息技术的进步，例如无纸化办公与企业管理信息系统功能的完善，使得 企业办公室的人员岗位职能也相应发生了变化，对企业办公室的职能进行优化才 能促进企业人才结构转型，在市场竞争中充分发挥人员积极性，增强国有企业的 市场竞争力。 2国有大型企业办公室的职能特征与ECRS分析 在国有大型企业的运营中，办公室是一个组织的中枢与窗口，是上下 级沟通的节点，是联系各部门的纽带，也是企业的参谋、指挥、信息、服务的中 心。办公室的效率与执行能力是整个企业高效稳定运营的保障，企业性质不同办 公室所承担的职能与作用就存在差异，一般来说，企业办公室的职能根据其服务 对象主要可以分为四个方面，分别为决策辅助、沟通协调、执行监督、服务保障， 其服务对象分别为上级管理者、平行部门、下属单位与外协单位。 具体来说国有大型企业办公室所包含的职能需要从上述四个方面进行 精细化，在不同企业中职能稍有不同，本文以国有人型建筑企业的办公室职能为 例进行分析，办公室的具体职能根据上述四方面，第一，办公室的对上工作主要 包括股东大会、董事会和监事会事务，文秘、机要、保密、印鉴管理；第二，办 公室的部门协调工作主要包括各类重大会议和综合性会议的安排、组织、记录和 会议纪要整理，调研工作，应急事务管理，后勤事务管理，协会事务管理，车辆 管理，安全保卫管理等；第三，办公室的对下管理工作包括规范化治理，宣传工 作管理，督查督办；另外，办公室还承担对外的公务接待工作与公共关系管理职 能。因此，办公室的职能在国有大型企业中评价维度较多，如下图所示办公室管 理涉及单位较多、结构复杂，对企业运营的稳定与效率都有显著影响。 以某大型国有企业的组织机构为例，综合办公室是在集团总经理直接 领导下的管理服务机构，办公室在履行职能的过程中，与参与主体间的管理结构 关系可以表示为如图所示，其与财务部、人力资源部、监察部等部门呈并行管理 关系，与子公司之间为执行监督关系，办公室部门