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工程建设档案（资料）管理工作探讨 湖南省火电建设公司 李 萍 【摘 要】建设工程档案既是建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，同时也为项目的改扩建、维修、管理提供真实、可靠的技术支持。本文以工程建设档案管理为主线，从收集、整理、归档、移交和保管利用等环节上全面阐述了工程建设档案管理工作的要点与业务技巧，指出了工程建设档案管理中应注意的问题以及应采取的措施。 【关键词】建设工程；档案；管理? 　　 建设工程文件材料是按照一定的原则、要求与方法，伴随着项目工程的不同阶段逐步形成的。由于工程建设中施工记录的不可还原性，决定了必须把工程资料管理作为控制工程质量的一种手段, 它不仅仅是保证工程质量的重要技术措施, 同时也是反映工程质量的重要载体，并贯彻于工程建设的全过程，因此科学、规范的管理建设工程资料, 可以有效地确保工程施工安全, 提高工程质量。 1收集工作 1.1坚持与工程建设项目施工同步收集的原则 目前工程建设过程中, 施工资料不能做到完全与工程进度同步进行, 有些工程的施工资料便是“回忆录”式, 存在着事后补做现象，这种做法直接影响了施工资料的真实性, 容易造成施工文件资料数据填写错误, 使施工记录与现场施工的实际情况不符，直接影响施工文件资料的规范性和准确性。因此，在“收集”环节中，应注意施工资料与工程进度脱节问题，加强及时收集资料的意识，才能避免在施工过程中工程技术资料收集滞后现象的发生，才能保证工程档案的真实性。 1.2施工文件资料形成时的过程控制 过程控制在资料管理中是一项重要的基础工作，一切影响资料形成的不规范和不准确因素都可以在此环节中得到有效的制止。对于实际工作中产生的施工资料填写、流程、试验取样等种种不规范行为，可采取以下措施： 1.2.1掌握手签名和加盖公章的尺度。从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同及工程竣工验收签证书、交接书等履行方和办理证书的签字方，其 1.2.2禁止在文件材料形成过程中使用涂改液、涂黑等改错方法,尤其是结论性数据、日期等重要数据,如写错,应在错误数据上划斜线,将正确的写在一旁,或重做，关键数据还应盖上填写人的签章。 1.3收集时的质量要求 1.3.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 1.3.2归档材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 1.3.3照片档案采用数码相机拍摄后刻录到光盘存储；录音录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 1.4采取行之有效的措施 1.4.1工程文件资料产生于工程建设全过程，其形成、积累和管理应列入工程建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，才能有效地解决工程资料形成后的收集与整理问题，为工程资料的完整性提供保障。 1.4.2分阶段抓住重要环节收集以保证工程资料的系统性。项目准备阶段重法律依据文件的收集，项目施工阶段重施工记录、设备安装文件、验证材料的收集，尤其是需要闭环工作联系单，要有详细记录可追溯，项目试运行阶段主要收集试运报告和试运记录，竣工验收阶段重点关注签证验收文件。 1.5确定收集范围 1.5.1承建工程档案：工程建设综合部分、工程管理部分、工程施工部分、工程竣工部分、竣工（草）图。 1.5.2基本建设工程档案：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、工程竣工部分、竣工图。 1.5.3电子声像档案：综合管理、工程施工管理、安全及质量管理。 1.6落实责任部门：划定工程资料的相关责任部门，督促相关部门及责任人及时收集整理技术资料，为做好资料收集工作奠定坚实的基础。 *特别提醒：应着重注意建设项目合法性证明文件的收集 即项目核准或开工报告批复；规划许可证；水资源审批文件；概算批复文件；施工许可证（施工单位办理）；招投标程序符合“招投标法”规定的证明文件（上级主管单位出具）；合同文件；质量监督注册证明书及规定阶段的监督报告；移交生产签证书；安全、劳动卫生、环保、水土保持、档案、消防专项验收证书；锅炉压力容器运营证；土地使用证；竣工决算审计报告；竣工验收签证书。 2登记工作 根据文件形成的流程进行收文登记、发文登记、过程控制登记、利用登记。在进行任何一项登记时，一定要将关键要素登记清楚，如文件名称、文件编号、（收发文/利用）日期、（接收/发放/批准/利用）签名、数量、来源。 3整理工作 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，注意整理步骤，才能有条不紊地将零乱的文件资料整理成有序状态；对于收集到的文件资料应及时整理并录入资料管理系