青岛某精制加工有限公司文件控制程序.docVIP

青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 JFQ.P-O.01 修 改 状 态 0 文 件 控 制 程 序 页 数 1 / 5 1 目的 为对公司的文件进行控制，确保其适用性、系统性、协调性和完整性，公司制定并执行《文件控制程序》 2 范围： 2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。 2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件，其中有公司自 己制定的，也有引用的国家或行业标准，以及顾客提供的各种资料。 3 职责 3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。 3.2 秘书科对文件进行管理。 3.3 三层文件由各主管部门进行控制。 4 程序要求 4.1 文件的分类：本公司文件分为5类 4.1.1 手册 文件类别代号：M（质量手册QM，环境手册EM，职业健康安全手册HM） 4.1.2 程序文件 文件类别代号：P（共用程序P，质量程序QP，环境程序EP，职业健康安全程序HP） 4.1.3 作业性文件 文件类别代号：O 4.1.4 记录 文件类别代号：R 4.1.5 技术标准 文件类别代号：S 4.2 文件的编号规定 公司的文件进行统一编号，由4部分组成：公司代号；文件类别 代号；发布部门代号；部门流水号。 编号形式： JFQ.×（×）—×.×× a b c d 青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 JFQ.P-O.01 修 改 状 态 0 文 件 控 制 程 序 页 数 2 / 5 公司代号：JFQ 文件类别代号：见4.1.1 ~ 4.1.5 部门代号：总务部A；营业部B；生产部C；工程部D；品质保证部E；薄片部F；技术协作部G；ISO小组O。 部门流水号：由各部门经理将编号分配给各科室，流水号自01起，各类文件（5 类）分别编号。流水号允许不连续。 例：质量手册： JFQ.QM-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 合同评审控制程序： JFQ.QP-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 化验室管理规定： JFQ.O-E.02 4.3 文件的编写格式及内容要点 4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写，对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文 编写。 4.3.2 一般地，文件发布时采用书面形式，留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。 4.3.3 同类文件采用统一格式。 4.3.4 程序文件应包括以下内容：封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相关 文件和记录。 4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容：封面、正文文件名称、文件编号、范围、正 文、相关文件和记录。 4.4 文件的编制、审批 4.4.1 手册由管理者代表编写审核，总经理批准。 4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制，由管理者代表审核、总经理批准。 4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制，由部门主管审核，部门经理批准。 4.5 文件的发放 青岛扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 JFQ.P-O.01 修 改 状 态 0 文 件 控 制 程 序 页 数 3 / 5 4.5.1 手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准；其它文件的发放范围由各发布部门主管批准。 文件必须按确定的《文件发放范围》发放，发放前进行标识、编号，并建立《文件发放记录》。 文件的发放必须在文件实施日期前进行。 文件的控制 公司的文件分“受控”和“非受控”两类，分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控制。 文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改，不得遗失、破损。 受控文件如遗失、破损，应及时向文件的管理部门说明情况，填写《文件领用申 请单》后给予补发。同时应将破损不全的文件交回，由文件的管理部门销毁，并填写《文件销毁记录》。 非受控的文件允许复制，不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准人批准，并填写发放记录。 文件一经修改，文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回，所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁，并填写《文件销毁记录》。 文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份，并加盖“作废”印章后存档。 文件的管理部门应建立文件管理档案，内容包括：文件的每一版本（包括作废版本）、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。 如需要借阅时，应向文件的管理部门办理借阅手续，填写《借阅记录》。