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关于企业档案材料的收集归档与整理 山东省档案局 赵林 依法治档 科学管理 关于企业档案工作的几个问题 一、档案、企业档案、企业档案工作 二、关于企业档案工作的法规标准体系 三、企业档案机构的设置 四、企业文件材料的收集归档与要求 五、做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。 六、企业档案的整理 第一部分 档案、企业档案、企业档案工作 （一）档案 （二）企业档案 （三）企业档案工作 （一）档案 《中华人民共和国档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （二）企业档案 国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发《企业档案管理规定》是这样来定义企业档案的概念的：本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 1．企业档案的理解 这一定义包含了企业档案的四个要素： (1)企业档案的来源 档案来源于人们的社会活动，企业档案来源于企业的各项活动。上至宏观经济规划，下至具体的生产调度细节，直接记录了企业各项生产经营与管理活动。企业的活动，具体来说，包括企业党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品生产和开发、财务管理、科研、设备仪器管理、基建和技术改造、干部职工个人管理等活动。那么，以上各项活动中形成的全部文件材料就是企业的所有档案。企业文件材料归档归的就是这十类活动产生的文件材料，也就是企业的归档范围，我们在下面还要讲到。 (2)企业档案的条件 不是所有的活动记录都需要、都可能转化为档案。企业在生产经营、管理活动中形成的文件材料要转化成为档案，一般需要三个条件： 第一，必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有现行效用，要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来，以备今后查考利用。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。 第二，必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要而形成的文件数量是相当庞大的，这些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，有的对今后工作无参考作用，没有保存价值，于是这部份文件便被淘汰了。而那些对今后仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来。 第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能就地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。 2.从科技资料、科技档案到企业档案—从名称的演进看我们企业档案工作的发展。 其实，关于企业档案这个概念的认识，人们有一个不断深化的过程。在建国初期，人们对企业档案的认识基本上处于感性认识阶段，笼统地把科技档案称之为“技术资料”，后开始上升为科技档案，以此同企业的文书档案来对应，直至1987年，才开始把二者统一起来，再加上企业其他门类的档案，统称企业档案。现在我们回顾一下国家关于科技档案和企业档案这两个名称的演进。  ①在建国初期，直至1957年9月，国务院第57次全体会议批准发布的《关于改进档案、资料工作的方案》，是第一个为建立和加强科技档案工作而制发的文件。从这个文件的名称我们可以看出，在当时，人们还是把档案与技术资料作为一个整体而谈的，把科技档案叫做技术资料，或技术档案资料，当时的档案员也有叫资料员的。 ②1959年12月召开的技术档案大连现场会，通过讨论，大家的认识有了质的飞跃，基本上抓住了科技档案的本质，形成并第一次提出了科学技术档案的概念，发布了我国科技档案工作第一个较为完备的法规性文件—(技术档案室暂行通则》，成为我国国家规模的科技档案事业建设与发展的重要标志; （三）企业档案工作 1．企业档案工作的基本内容 档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、等六项工作（也有八项工作之说，另加检索、编研），通常称为档案工作的六个业务环节。企业档案工作也是如此。 ①收集。 ②整理。 ③鉴定。 ④保管。 ⑤统计。 ⑥利用。 2．企业档案工作基本原则 企业档案工作的基本原则:“应贯彻统一领导、分级管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。” Ⅰ统一领导、分级管理 企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。企业在生产经营、管理活动中形成的档案，必须由企业设立的档案室集中管理，不得由各部门或个人分散保存。各单位已经保存若干年的并且需要长远保存的档案，必须要移交到各级各类档案馆集中管理。 Ⅱ维护档案的完整与完全 （1）维护档案的完整。档案的完整包括数量完整与质量完整两个方面： 从数量上说，要保证