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会议管理制度 第一条 为了使公司的会议管理规范有序，提高会议效率，改善会议效果，特制定本制度。 第二条 召开董事会、总裁 / 总经理办公会、每周例会、跨部门沟通会、部门工作会、专题会议、员工大会和工作汇报会等应当按照本制度规定执行。大型活动类会议不在此列，以会议策划方案执行。 第三条 总裁 / 总经理负责本制度的批准、指导和评审；行政部负责本制度的起草、执行、监督、修订和完善；会议主持人负责会议过程的全面管理；相关部门和员工负责本制度的执行、提出改善意见或建议。 第四条 会议一般规定如下 : 名称 时间 地点 会务 主持人 参列会人员 通知方式 会议室 行政或指定 董事长或受委 董事、监事及 公函、电话 董事会 依章程 或指定 人员 托人 指定人员列席 短信、网络 地点 总裁 / 总经理 定期或不 同上 行政人员 总经理、副总 各部负责人及 电话、短 办公会 定期 经理 指定人员 信、网络 每周一早 行政人员 总经理或副总 各部负责人 例行周会 同上 经理及指定人 （前期为全体 无需通知 上 9 ： 30 员 员工） 跨部门沟通 发起部门负 就部门间协作 电话、短 不定期 同上 问题进行跨部 相关部门人员 会 责人 信、网络 门沟通 部门工作会 视部门情 同上 部门领导指 部门领导 部门内定 电话、短 况 定人员 信、网络 专题会议 不定期 同上 涉题部门指 涉题部门负责 涉题人员 电话、短 定人员 人 信、网络 年度、半 行政人员或 总经理或副总 电话、短 全体员工会 年或不定 同上 指定人员 全体员工 经理 信、网络 期 工作汇报会 上级要求 同上 根据要求执 上级主管 上下级及相关 电 话、短 行 人员 信、网络 第五条 会议的主要议题 （一）董事会议。研究审查批准发展战略、经营计划、预算、方案和报告等；听取工作报告和汇报等；研究解决经营中面临的重大问题；应当列入议题的其它议题。 （二）总裁 / 总经理办公会。通报董事会决议；讨论、审查、批准年度经营计划、管理（制度）、业务流程（规程）等；解决经营中重大问题；应当列入议题的其它议题。 （三）例行周会。总结工作和安排工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训；听取各参会人员的工作汇报、需要解决的问题及建议；会议主持人现场协调解决（或者答复）各参会人员提出的问题；应当列入议题的其它议题。 （四）跨部门沟通会。须要部门间协调、配合的事务；流程优化、责任重构及资源整合进行沟通；解决部门间工作衔接中存在的问题；应当列入议题的其它议题。 （五）部门工作会。部门总结工作和安排工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训；听取各参会人员的工作汇报、需要解决的 内部问题及建议；部门负责人现场协调解决（或者答复）各部门提出的问题；应当列入议题的其它议题。 （六）专题工作会。听取部门负责人的工作汇报；听取涉题部门负责人对专题内容的说明；听取涉题部门负责人接受参会人员的指导和质询；审查批准或者审查不批准涉题方案；应当列入议题的其它议题。 （七）员工大会。报告工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训；干部和员工代表发言；表彰奖励先进集体和先进个人；应当列入议题的其它议题。 （八）工作汇报会。向上级汇报工作成果、工作中存在的问题；报告下一步工作计划安排；听取上级的工作指示、要求；应当列入议题的其它议题。 第六条 会议承办部门应当做好会前准备，具体如下： （一）应提前会同主持人确定会议的主题、目的、议程、时间、地点、参会人员名单、方式、预算、会务资料、会议记录人、会场布置、设备提供、交通、用餐等事项，并形成会议通知。 （二）应将经确认后的《会议通知》以适当方式提前告知全体参会人员，提供时需要说明准备过程中的有关注意事项。 （三）应在会议开始前适时确认有关部门和人员的参会准备情况，并向主持者报告相关实际情况。 （四）应在会议开始前做好桌椅摆放、设备安装、茶水提供等现场准备工作，需要时确认电源、网络的正常。投影机等专用设备原则上由专人负责操作管理。 （五）参会人员需提前 5 分钟到达会场，需要履行签到手续的请自觉签到。会议开始前 2 分钟须将手机调为静音或振动状态，在指定位置坐定，熟悉会务资料。 （六）会议考勤管理由承办部门指定人员负责，参会人员不得迟到、早退，确因工作需要或特殊原因不能参会或需要提前退会的，需经主持人批准。 第七条 会间要求 （一）全体参会人员应该集中注意力，遵守会场纪律，保持安静和端正的坐姿，不交头接耳、读书看报、随意走动，不做与会议无关的事。如有需要可以便条形式沟通。 （二）与会人员要重视会议的记录和传达工作。参加会议必须携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，有效地组织落实。 （三）需要发言的同志应提前做好相关准备。 （四）会议记录人员应采用速记方式，清楚的记录下会议的决议决定、