会议室管理细则.docVIP

上海德佑房地产经纪有限公司 行政部 会议室管理制度 目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定本制度。 责任：会议室使用管理由公司行政部负责，并实施监督。 范围：适用于公司后台同仁。 会议室使用管理制度： 1.会议室使用办法： 1.1 会议室是用于召开会议，客户签约、研究工作的地方、未经允许不得挪借他用。 1.2 公司的会议室管理由品管客服统一负责。会议室涉及使用的设备由指定专人负责保管、 管理与调试。 1.3 非参加会议及培训人员，未经允许不得随意进出会议室。 1.4 为了避免会议室发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天通知前台。前台根据会议室预约使用申请表依据提交时间的先后统一安排。 1.5会议室安排原则上：已签约为主，交易按揭部人员预约会议室也需请提前一天通知前台人员，如发生突发急需使用会议室者请与前台人员适当协商解决。。 1.6各部门使用会议室时，需填写会议室使用申请表；明确使用时间、参加人员等、如需前台协调的事项请提前注明，前台会根据情况做好相关服务工作。如不提前注明，发生特殊情况请自行解决。 1.7如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性，紧急优先的原则自行解决。 1.8开会期间，请爱惜会议室的设施及物品，如投影仪、VCD、摄像机、其他人员不得擅自使用和操作。 1.9会议结束后相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公共物品损害应及时和前台沟通，以便及时报修。保证其他会议的准时进行。 1.10会议室的使用，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以便其他部门使用。 2.会议室的类型 序号 会议室名称 地点 使用范围 备注 1 培训室 前台进门右侧第一间 培训课程、大部门集体会议等 2 会议室一 前台进门右侧第二间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 3 会议室二 前台进门右侧第三间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 4 会议室三 前台进门右侧第四间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 5 会议室五 前台进门右侧第五间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 6 会议室六 前台进门右侧第六间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 7 接待室一 前台直走进门第一间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 8 接待室二 前台直走进门第二间 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 9 接待室三 前台文印室隔壁 面试、签约、公司会议、部门会议、紧急会议、临时会议、来访人员、公司客户等 10 休息厅 前台进门 工作人员午休、临时来访者、应聘人员 3.注意事项 3.1 严谨在会议室嬉戏、打闹、聚会、吃饭等。 3.2 室内物品未经允许不得私自转借他人或挪借他用。 3.3 如要借用请到行政部报备。 4.相关表格 附件一： 会议室预约使用申请表 部门 姓名 分机 使用时间 用途 会议室名称 提交时间 人 数 责任人签名 会议室预约使用申请表 部门 姓名 分机 使用时间 用途 会议室名称 提交时间 人 数 责任人签名