EXCEL教程-第7章--数据操作.pptVIP

第7章 数据操作 7.1 使用数据清单输入职工原始数据 7.1.1 创建并格式化表格框架 7.1.2 建立数据清单的规则 每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个数据清单中使用一次。 将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。 使用单元格边框：如果要将标志和其他数据分开，应使用单元边框（而不是空格或短划线）在标志行下插入一行直线。 避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。 不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。 7.1.3 建立数据清单 7.1.4 用记录单管理数据清单 7.2 排序工作表 7.2.2 按单列排序 7.2.3 多列排序 7.2.4 按自定义序列排序 7.3 筛选数据 7.3.1 自动筛选 7.3.2 高级筛选 7.3.3 取消筛选 7.4 分类汇总 7.4.2 多重分类汇总 7.4.3 嵌套分类汇总 7.4.4 分级显示工作表 7.4.5 删除分类汇总 7.5 列表 7.5.1 创建列表 7.5.2 列表的相关操作 7.5.3 发布列表 在“分类汇总”工作表中，要统计男女的平均工资和奖金，以及本科生和专科生的平均工资和奖金 先排序 排序结果 单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单 设置外部分类汇总 再次打开“分类汇总”对话框 并设置条件 第2次分类汇总 对数据清单分类汇总后，Excel便可以对工作表进行分级显示，这样就能按照所需的明细程度显示或隐藏内容。 1．明细数据和汇总数据 明细数据是指在分类汇总中要进行汇总的具体数据，汇总数据是指对明细数据进行汇总的结果。明细数据和汇总数据是相对而言的。 汇总数据可以是明细数据的求和，也可以是平均值、最大值或者其他汇总函数的结果。汇总数据必须与其汇总的明细数据相邻。汇总行可以在明细数据的下方或上方，一般在下方；汇总数据可以在明细数据的左方或右方，一般在右方。 2．改变显示内容 在插入分类汇总后，数据窗口行号左边出现了“1”、“2”、“3”的数字，还有“?”、大括号等符号，这些符号是Excel的分级显示符号。 3．取消分级显示 不需要分级显示时，可以删除一部分分级显示或全部的分级显示。 若要取消部分分级显示，先选定有关的行或列，然后选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。 若要取消全部分级显示，单击工作表中的任一单元格，选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。 4．创建分级显示 分级显示可以自动建立也可以手工建立。在分类汇总时，Excel 按分类汇总格式建立了分级显示。我们可以取消已经建立的分级显示，然后选择“数据”“组及分级显示”“自动建立分级显示”菜单，在数据清单中自动建立分级显示。 对于不需要的或错误的分类汇总，可以将其删除。 在分类汇总数据清单中选择任一单元格，然后 选择“数据”“分类汇总”菜单 “列表”命令使得对数据进行排序、筛选以及汇总变得非常容易。 列表是指按一定条理组织的数据行。 在工作表中可以设置多个列表，将某区域设置为列表后可方便地对列表中的数据进行管理，而不必理会列表之外的数据。 选择要指定为列表的数据区域，然后选择“数据”“列表”“创建列表”菜单 打开“创建列表”对话框，此时所选区域显示在“列表中的数据的位置”文本框中 带有蓝色边框线的区域为创建的列表，同时还显示了“列表”工具栏 1．插入行和列 单击包含星号的单元格A13，输入填充的内容 插入行 在右边的空列中键入数据，然后按【Enter】键，将自动插入一个新列 2．删除行和列 删除行和列后的列表 * * 使用数据清单输入职工原始数据 排序工作表 筛选数据 分类汇总 列表 在Excel中，用于管理数据的结构叫数据