项目档 案管理流程.docVIP

项目档案管理流程 1.1 项目档案的基本范围 1.1.1 业务档案：指公司担保项目操作流程过程中形成的包括但不限于客户基础材料、尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会会议纪要及评审结果通知、审批表格、合同、协议和保后监管资料等贯穿项目始终的纸质文件、电子文档等全部资料。同时包括业务合作项目等文书档案、经济档案、客户档案等； 1.1.2 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证等。 1.2 项目档案的责任人： 1.2.1 项目档案归档责任人：担保业务部、个人业务部等各担保业务部门； 1.2.2 业务档案的立档责任人、保管责任人、管理责任人：风险管理部； 1.2.3 分公司的所有业务档案统一由所属公司风险管理部进行管理；分公司筹建期间发生担保业务形成的业务档案和取得的反担保标的物权利证书暂时由北京公司风险管理部代为管理，分公司风险管理部成立后办理移交； 1.2.4 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证统一由所属公司风险管理部进行管理。 1.3 业务档案的归档要求： 1.3.1 各担保项目的业务档案必须在担保合同签订生效后的十个工作日内完成归档手续，并交风险管理 1.3.2 对于在担保合同签订生效后的十个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入《缺项资料清单》（见附件1），并注明缺项的原因，交风险管理部审核。档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，风险管理部不得拒收，如因拒收造成担保项目存在风险隐患的由档案管理员和风险管理部领导 1.3.3 在首次归档时必须具备的资料； （1）确立业务关系的经济合同类资料： ·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等； ·与客户签订的协议，如委托担保合同等； （2）反担保措施类资料： · 在签订《保证合同》前应已办理的各项反担保措施文件，如抵押协议、质押协议、第三方连带责任保证反担保合同、自然人无限责任承诺函等； · 与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等； （3）担保公司内部文件资料； （4）客户基本资料； （5）其他资料。 可后续归档的资料； （1）在申请签订《保证合同》时暂未完成的相关资料； （2）在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料： ① 保后监管报告； ② 保后监管过程中获得的资料； ③ 所取得的物权凭证的复印件； ④ 担保过程中同意用款审批表； ⑤ 同意用款通知书复印件； ⑥ 其他应归档的资料。 · 公司和分公司风险管理部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目经理归档，并定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性； 1.3.4 “要件档案”包括所有与本公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同，如立项审批表、担保项目审批表、业务工作会表决票、表决意见、业务工作会和专家评审会会议纪要、评审结果通知、担保意向书、委托担保合同、董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同等等； “一般档案”包括与同一业务相关的全套资料（包括要件档案的复印件及存放于风险管理部的反担保标的物权证的复印件）。“一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行： A类：内部操作和审批资料； B类：客户基本资料； C类：反担保措施的相关资料； D类：保后监管资料； E类：其它相关资料。 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1、档案内资料清单不用编号； 2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号； 1.3.8归档资料由归档责任人按“一般档案”和“要件档案”逐件填写一式三份《担保资料清单》，连同档案和《缺项资料清单》移交风险管理部，并履行移交手续。风险管理部综合管理员负责审核所交档案资料与《担保资料清单》是否吻合、齐全；再由该业务的原项目评审员作为 1.3. 1.3.1 1.3.11 1.4 物权凭证的归档要求： 各担保项目的反担保标的物权利凭证原则上必须在《同意放款通知书》向银行出具前完成归档手续，并交风险管理部立档保管；对于递件后可出具《同意放款通知书》的项目，反担保标的物权利凭证必须在《同意放款通知书》出具后的一个月内及时完成归档手续，如超过一个半月，经办人必须书面向风险管理部、首席风险官和总裁作出说明；过渡监管的物权凭证需由风险管理部按过程控制的进度办理归档、领取等手续。 1.5 项目档案的立档和保管： 1.5.1 立档责任人和归档责任人对移交、接收的档案必须分别进行纸面和电脑登记；电脑登记的内容按项目简称为文件夹名按不同内容分别保存在公司担保业务部和风险管理部“共享”中 “电子档案”包括项目尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会的会议纪要、评