行政助理工作分析.docVIP

附件4 人事行政中心员工 工 作 分 析 编制 审 核 批 准 执行时间 2008年10月1日 版本及修订号 第1版第0次修订 【岗位基本资料】 岗位名称 行政助理 岗位编号 ADM003 所属部门 人事行政中心 本岗位配备人数 1人 直接上级 行政副经理 直接下级 暂无 【岗位工作目标】 了解、熟悉行政日常工作，掌握基本的行政管理职能。 【岗位工作职责】 负责公司档案管理； 公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理； 负责公司一体化体系管理及日常维护； 负责公司内部文件的发放与管理； 负责公司考勤系统管理； 行政物料的采购与管理； 办公设备的采购与管理； 劳保用品的采购及分配管理； 行政仓库的管理 票务印刷、飞机订票、订房； 严格执行各种规章制度； 协助部门领导和同事完成工作； 协助行政经理进行企业文化的宣传工作； 员工离职的相关事项管理； 完成上级交办的其他事项。 【岗位工作程序】 负责公司档案管理： 1.1对公司文件进行整理、归档、存放，建立“公司档案一览表”，并适时更新； 1.2文件的借阅、领用需登记在“公司文件借阅（领用）登记表”。 公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理： 2.1对公司的所有印章进行统计，登记归案再让各部门领取（参用印章登记表）； 2.2经部门经理签字同意后的用章，应填写入《印章使用登记表》中。 负责公司一体化体系管理及日常维护： 3.1对各部门编写的体系文件进行对稿、编号，参照《文件控制程序》执行； 3.2把定稿后的文件打印出来，经相关负责人审批，参照《文件控制程序》执行； 3.3把审批后的稿件复印、盖章、发放，参照《文件控制程序》执行； 3.4编制《受控文件一览表》、《质量记录控制一览表》及时更新，参照《文件控制程序》执行； 3.5追踪各部门体系的执行情况； 3.6经常去车间观察看看有没有旧的体系文件在被使用中，参照《文件控制程序》执行。 3.7负责公司体系文件的统一回收、作废，参照《文件控制程序》执行。 负责公司内部文件的发放与管理： 4.1负责公司内部文件的初稿编写； 4.2将内部文件的初稿传给领导会审，参照《文件管理规定》执行； 4.3会审完后发放给各个部门，并让各个部门签收，参照《关于规范公司内部下发文件的通告》执行； 4.4负责人事行政中心文件管理，对文件进行分类管理，便于领导查阅。 负责公司考勤系统管理： 5.1每天早上9点前提取各员工打卡数据； 5.2将各员工的打卡数据导出,并公布异常； 5.3整理好考勤，将迟到、未打卡、少打卡的报表放在内网上，每天更新。 行政物料的采购与管理： 6.1办公用消耗品、行政事务用品及低值易耗品执行“一月一次”“统购统发”，每月26日前由各部门填写“请购单”，详细写明使用人、所需办公用品的名称、数量、型号等； 6.2行政后勤部配备专人负责行政物料的请购汇总、验收与分发； 6.3管理员对每个部门的请购需求计划进行认真审核汇总 6.4管理员在汇总各部门的办公用品需求后，负责采购人员审核无误后再进行采购。 6.5办公用品购买后，由前台议员签收并按照采购单发放给各个部门,不进入四楼行政仓。 6.6办公用品管理员每月5日前发放办公用品。 6.7办公用品的使用分个人使用和部门使用两种。 6.8对于保管品，管理员要针对其使用寿命、价值或工作需要进行合理调配，但要求使用人再次更换时，必须以旧换新，对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。 6.9行政物料管理人员负责对每月各部门行政物料费用进行归集分摊，对于异常高额费用进行增减原因的分析,并编制“行政物料费用统计报表”。次月2日前将行政物料的费用统计报表提交财务部进行费用分配。 6.10参照《行政用物料及办公用固定资产管理规定》执行。 办公设备的采购与管理 7.1 采购IT设备的参照《IT设备管理规定》执行，其他办公设备类由当事人填写“办公设备需求审批单”请购，按审批流程签核完整后采购； 7.2采购员接到有效请购单后，根据实际需求情况，对所需物品进行货比三家，择优采购。 7.3若原有办公设备需要报废，当事人所在部门提出申请，填写“固定资产减损（报废）单”,按规定审批流程签核后对其进行报废销帐处理； 7.4配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，若有闲置设备需要在公司部门或各个分公司间转移挪用的，由当事人填写“固定资产移转表”。公司范围外调动的办公设备应完整上交公司统一管理。 7.5相关技术人员负责对新进办公设备进行检验，对于合格设备，行政部或有关管理部门人员对该设备进行编号,统一管理。 7.6每年12月底对全厂设备进行全盘复核一次，对于严重受损或无法正常使用的设备由管理部门提出申请，设备部鉴定