前台文员岗位职责.docVIP

篇一：公司前台文员岗位职责及工作流程 公司前台文员岗位职责及工作流程 前台接待必备条件 1、限女性，年龄22—24岁 2、肤质好，体态轻盈，身高160—168cm之间。 3、口齿伶俐清晰，反应能力佳。 4、大专以上文化程度。 5、个性活泼、外向、有亲和力，有耐性。 6、上级主管：行政部经理 公司前台文员岗位职责及工作流程 1、遵守公司各项规章制度，做好执行部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职工作,工作积 极性、主动性强，有高度责任感（） 2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开， 需要安排有其他人员代值，一般代值不超过10分钟。（） 2、客户接待及信息管理（） ★ 公司来访客户的日常接待流程：客户上门——引导接待入座（询问来源）—倒水——安排相关人 员接待—客流详情登记 ★ 市场部的客户意向登记流程：装修顾问报意向（每日10:00前、16:30分后）——录入《市场部 意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕 ★ 客户回访流程：当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存— 交 至行政部主管回访审核。 3、来访客人接待及流程（ ） ★ 客人、贵宾来访：贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶 ★ 推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶 推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部 4、电话接听及留言处理（ ） ★ 听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。 标准语如下：您好，这里是xx公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求 1） 咨询业务——留下对方的电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。 2） 推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员 无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他 公司吧 3） 找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人 员或部门；如为不明电话则快速结束电话。 4）留言—— 记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员 5）其他—— 不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。 5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办（ ） 1）熟悉员工手册内容，对新入职员工进行入职培训，引导其熟悉员工手册内容，并遵守 公司规章制度，及时纠正新员工违规行为，并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人 处，对新员工是否继续聘用做出建议。 2）对正式入职员工必须完善其个人资料及信息，并录入公司员工档案信息表，注明入职时 间及职位等情况 3） 离职人员在前台处领取离职申请表，离职必须提前一个月申请，否则不予办理任何手续。 6、考勤监督、统计、外出签到监督（ ） 1） 新员工入职前7天进行手签到，对其签到的真实有效性进行监督并进行检查，如有作弊行为 当时提出，并劝其自动离职；2） 满7天磨合期如批准入职，为其录制指纹，进行指纹打卡 3） 每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部， 保证统计的真实性、准确性。4） 规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息， 并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。 7、卫生值日执行、检查（ ） 1） 总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫 生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。2） 前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台 自行负责该区域。 3） 公共区域及其他区域进行排班值日，每天排班2—3人进行卫生值日（表格形式，最好男女 搭配，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查，有权对卫生值日不到位 进行处罚，并责令其重新执行卫生，直到干净为止。由前台口头执行；如当天卫生值日人未提前10分钟到达给予10元/次罚款，未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由前台开具罚单行政部经理签字确认。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台承担以上责任。 8、会议考勤执行及会议记录整理（ ） 1） 每周五16:30会议、每月18日会议（必须参加），由前台提前10分钟进行通知各部门进 行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录，并执行相关的会议制度。 2） 对会议进行记录，尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了，会议后整理成文 档，由行政部经理签字确认并存档