简易操作手册总收文文书组.doc

高雄大學 公文無紙化系統建置案 簡易操作手冊(總收文) DOCPROPERTY Company 康大資訊股份有限公司高雄分公司 103年04月 高雄大學公文無紙化系統建置案 系統操作手冊 版權所有?2013康大資訊股份有限公司 　　 PAGE I Copyright?2013 Kang Da Information Inc 目錄 TOC \o 1-3 \h \z \u 壹、 總收文作業 2 (一) 公文掃描辨識程式安裝 2 (二) 公文掃描辨識操作步驟 2 (三) 紙本文分文 3 (四) 電子文分文 3 版權所有?2013康大資訊股份有限公司 PAGE 2 Copyright?2013 Kang Da Information Inc 總收文作業 公文掃描辨識程式安裝 步驟一：將公文掃描辨識程式檔案解壓縮後，點選Setup.exe 步驟二：點選「下一步」 步驟三：點選「是」 步驟四：點選「下一步」 步驟五：點選「完成」，安裝即完成。 公文掃描辨識操作步驟 步驟 步驟一：掃瞄公文 將公文掃瞄的檔案存到收文人員的電腦裡。 步驟二：OCR掃瞄 收文人員到 總收文→總收文作業→紙本收文登錄 點選[OCR掃瞄] 開啟全景軟體後，點選[匯入文件] 設定公文條件後，點選[確定] 點選[]，選擇掃瞄檔案後按[開啟]，檔案夾入後再按[確定] 確認掃瞄檔案夾入後，可點選[OCR]做文件辨識 選擇文件類別 系統會自動辨識欄位內的內容，若空白表示系統無法辨識 針對無法辨識的欄位，可需手動輸入資料，或是以工具方式將內容選入。 點選[框選模式]，按住滑鼠左鍵框選要辨識的區域，放開後選擇[區塊文字辨識]，再選擇辨識的欄位名稱，再點選[確定]。 系統會將辨識到的文字帶入欄位內，若有錯誤可再自行修正。 將所有欄位資料填妥後，就可點選[上傳文件]。完成後會跳出視窗告知。 將全景軟體關閉，回到公文管理，點選[OCR]，點選已辨識過的來文，就會自動將欄位內容帶入公文系統內。 紙本文分文 總流程說明 紙本來文→登錄(1)→分文(2) 步驟 步驟一：登錄 選左邊工具列之「總收文作業」→「紙本收文登錄」。 將來文資料填入表格內，或點選OCR將已辨識過的資料帶入系統。*號為必填欄位(公文文號可不填，會由系統自動帶入)。※請注意，公文性質、速別、案件別、密等、文別等欄位，一經確認後是無法修改資料，請再按下確定鈕前再次確認資料正確性。 按下【確定】即可。(若有選承辦單位，公文會直接分文) 步驟二：分文 可在登錄時就選擇承辦單位，公文即可分文。 如在登錄時未選擇承辦單位，登錄完的公文會到「待分文」。 勾選要分文的公文(多筆或單筆皆可)後，再按【分文】。 選擇承辦單位，再點選【確定存檔】。 電子文分文 總流程說明 電子來文→簽收(1)→取號(2) →分文(3) 步驟 步驟一：簽收 選左邊工具列之「待辦作業」→「待簽收」。 勾選要簽收的公文(多筆或單筆皆可)後，再按【簽收】即可。 步驟二：取號 選左邊工具列之「待辦作業」→「待分文」。 點選『取號』 步驟三：分文 選左邊工具列之「待辦作業」→「待分文」。 勾選要分文的公文(多筆或單筆皆可)後，再按【分文】即可。