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档案管理制度 为加强对公司档案工作的科学管理，提高档案工作水平，维护档案工作的完整与安全，有效搜集、保管和利用档案，充分发挥档案在生产、管理、科研中的作用------有效地保存公司发展历程中各种数据及重大事件相关资料，真实、全面地记录各部门的各项重要工作，并为企业文化的建立及充实发展提供丰富的公司史料后盾，同时为规范公司档案治理、改进、完善我公司档案的建立及管理工作，弥补现有工作漏洞，增强公司档案的实用性和有效性，建立成熟的档案管理机制，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案工作条例》及《企业档案管理办法》，制定本制度。各部门及全体员工应全面地学习领会本制度内涵，自觉付诸实施，并配合、遵守相关部门为执行本制度而进行的必要管理。 第一章 ? 总 则 一、本制度所称档案，是指本公司系统各部门在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、音像、实物、电子数据、图纸等不同形式的历史记录。资料的载体可以是纸张、磁盘、光盘、照片等。 二、工作活动中形成的档案，均应集中到档案管理部门统一管理，不得分散保存。所有权归公司享有，任何部门个人不得据为己有。 三、各部门的档案工作分别由部门档案管理员分管。在工作上接受档案管理人员的监督和指导。 四、档案工作必须贯彻执行党和国家的有关方针、政策与法规。档案人员要遵纪守法，保守档案机密，热爱档案工作，精通档案管理工作，努力把档案工作做好，为领导工作和本公司各项工作服务。 第二章 档案人员岗位职责 实行档案管理员牵头统管，各部门协作配合的档案管理方式，具体规定为：档案管理员全面负责档案工作，并实施具体管理；各部门由部长负责该部门的档案工作，并指派一名员工为部门档案管理员，具体推行各项工作，配合档案管理人员的工作。 一、专职档案员岗位职责 （一）建立健全本公司档案工作的各项规章制度，并组织实施。 （二）监督指导本公司各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。 （三）集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，积极提供利用，做好档案的编研工作，及时统计数字，编写档案参考资料，更新目录，为公司各项工作服务。 （四）审查部门上交的须归档资料，对不合归档要求的发回重做。 （五）对归档文件资料实行收集、接收、整理和保管，归档材料力求做到齐全、完整，进行必要的整理、分类、编写目录、归档入库和鉴定统计工作。 （六）有计划、有步骤地开发利用计算机软件，进行档案信息的存储和检索，逐步提高档案管理水平，科学保管，方便查找。 (七)积极开展档案利用工作，编制多途径的切实可行的检索工具，编写必要的资料汇编和进行其他编研工作，为促进公司发展提供服务。 （八）档案出借及追回，建立总经办档案，管理、监督、指导部门档案管理员开展、完善该项工作，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化。 （九）定期组织各部门兼职档案员进行理论研究、问题解决，档案宣教、等培训工作。 二、各部门兼职档案员岗位职责 （一）认真学习贯彻《档案法》，提高做好档案工作的责任感。 （二）负责收集、整理、记录、保存本部门在工作中形成的各门类的档案材料。 （三）按时将收集的档案材料上交归档。 （四）档案工作上服从档案管理人员的管理、监督、指导；遵从公司档案管理制度的要求。 （五）公司将对不履行或不能完全履行上述职责的相关人员根据情节严重性作出相应处分。 三、各部门的档案管理职责 （一）总经办 办公室负责文件的收发、传递、管理及部门形成的各类文字。 1．会议纪要。 2．各部门上交的文件。 3．其他。 （二）销售部 对在以下活动中产生的档案材料，及时整理，交档案管理室。 1．针对各办事处及经销商制订的通知、文件、合同等； 2．销售政策； 3．本部门发布的针对公司内部的文件或通知； 4．由本部门负责组织的各种大型庆典、培训等活动筹备、进行过程的所有资料、图片及活动总结； 5．各类销售报表。 6．市场管控文件销售合同； 7. 赠品采购合同； 8. 工程机销售合同。 （三）人力资源部 负责把下列资料整理完整，交档案管理室。 1．劳动合同及各类保险。 2．社保缴费清单； 3．离职员工档案； 4．离职员工劳动合同； 5．在职员工档案； 6. 在职员工劳动合同； 7. 员工工资考核表。 （四）审计部 审计部出具的审计报告、采购资料应按期交档案室保管。 （五）市场部 市场部的资料繁多、且重要程度较高，应按照各类档案的特性整理存放档案室。（详见《归档整理规定》） 1．每期的山东格力报； 2. 户外广告合同，媒体广告合同，广告制作合同； 3．本部门发布的针对公司内部的文件或通知； 4．由本部门负责组织的各种大型庆典、培训等活动筹备、进行过程的所有文字资料、图片及活动总结（如：珠海经销商会议、我公司组织的经销商会议；售后培训会议；