中铝 运营转型培训教材 会议成效.pptVIP

会议成效 每个人都抱怨效率低下的会议 … … 根据我们的经验，我们明白问题所在，因此我们可以轻松解决这些问题 讲座提纲 核心会议流程有三大独特阶段，形成简单的框架 恰当限定会议范围是实现会议成效的首要步骤 准备充分是使会议取得圆满成功的关键 应利用规划模板来规划高效的会议 在筹备过程中，要求演讲人采用直观图表以避免冗长的汇报 会议的主要目的是高效确定与会人员和内容 应分配角色以确保工作职责 应分配角色以确保工作职责(续) 高效的会议是全体与会人员的责任 培训结束后，你将拥有举行高效会议所需要的工具包 通过会议纪要进行后续跟踪，通过会议行动方案跟进 在会议结束时，就行动项目达成一致…… 最后，会议应该环环相扣，以便有恰当的问题升级报告程序 讲座提纲 目录 通过跟踪行动项目的延误次数来评估会议成效 运用评估模板来收集信息以推动完善 总体会议成效还可以采取与总体设备效率相同的量化方式 讲座提纲 演练习说明 分组讨论模板 | 麦肯锡公司 TRACKER Unit of measure 1 注 资料来源： Title Unit of measure Working Draft - Last Modified 4/18/2011 8:13:35 PM Printed 2010-9-29 18:59:56 文件类型 日期 机密和专有 未经麦肯锡许可，任何对此资料的使用严格禁止 Unit of measure * Footnote Source: Source Document Date 2011年4月 机密和专有 未经麦肯锡许可，任何对此资料的使用严格禁止 运营转型培训教材 “这些会议通常围绕一些事务进行旷日持久的讨论” “我们喋喋不休了几个小时，但从来没有解决问题” “如果我参加的会议少一点的话，我就可以完成更多的 ‘实际’工作了” “同一件事反复拿来说个不停; 没有人似乎对此采取任何行动” “当你不想干任何事的时候，开会是必不可少的” “高层参加会议后，其他人就噤若寒蝉了” Death by meeting 资料来源：Death by Meeting s 占会议总时间的比例 问题1：没有专门的会议议程，因此没有在相关行动上花费足够时间 问题2：会议规程较差，导致浪费时间 问题3：信息利用能力差，或共享不相关的信息 问题4：会议领导能力差，无法通过高效行动纲领推动行动实施 其他 等候迟到的人 汇报最新情况 讨论达成决定或后续行动的问题 讨论达不成决定或后续行动的问题 增值时间 资料来源：麦肯锡 什么是会议成效？ 我们如何衡量会议成效？ 演练习 范围 明确范围，以获得成功 问题 主持 举行会议 执行 富有成效地实施 结果 核心会议流程 资料来源：麦肯锡 范围 明确范围，以获得成功 问题 主持 举行会议 执行 富有成效地实施 结果 核心会议流程 资料来源：麦肯锡 我们需要如何 … 我们为何需要这样 … 明确会议目标 召集合适的人员参加 准备好恰当的信息 制定明确的议程 讨论的内容有针对性 发表的意见和建议有相关性，能作出决定 信息验证决定的对错 会议高度系统化和紧凑 有用的小帖士 明确会议目标 有关会议筹备的关键问题 我们将举行怎样的会议？(是交流信息、解决问题还是考核成果？) 会议的理想结果是什么？ 会议目标可行吗？ 我们可能面临怎样的阻力/问题？ 问一下自己会议是否真的有必要举行? 召集合适人员参加 谁是决策或会议目标的关键利益相关方？ 这些人员将在会上看到哪些成果？ 你希望关键人员在会上担任什么角色？ 我们是否已经与关键人员讨论过会议目标？ 确保不存在任何意外情况 确认对关键论点的支持 准备恰当的信息 哪些信息与会人员需要确保在会前充分了解？ 你希望与会人员在会前准备哪些内容？ 与会人员需要多长时间评估信息和准备会议发言？ 制定明确的议程 怎样顺序的讨论最可能实现我们的目标？ 如何尽可能开短会？ 与会人员需要在开会前多久看到会议议程？ 将与会者限制在最关键的人员中间 确保信息简明扼要，并高度概括以确保与会人员在会前阅读 明确说明每个议程的目标 资料来源：麦肯锡 会议组织方 建议的会议主席 会议目的 理想结果 姓名 职务 对会议的兴趣 成功定义 是否进行简短汇报 是 否 会议角色(主席、主持人、记录人、发问人) 会前信息(如：数据) 角色 姓名 是否就角色进行简短汇报? 否 是 内容 分发日期 议程 分发日期 目的 议程项目 负责人 时间 所需信息 责任人 主要利益相关方 资料来源：麦肯锡 事故发生次数 突发事件次数 0 0 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 安全生产 生产力 – SU/Hr 质