《文件管理》授课第4章文件整理与归档.ppt

第四章 文件整理与归档 第一节 归档文件的整理原则和要求 质量要求 第二节 文件归档鉴定 一、定 义 四、要 求 一、定义与意义 二、范围与重点 三、不归档范围 四、应注意的问题 一、归档文件的保管期限 二、各种保管期限法及其得失 第三节 办结文件的处置 概念 一、定 义 二、步骤与要求 二、步骤与要求 1）建立健全平时归卷制度 规定各类文件办理时间、办结文件退回的期限等。 第四节 归档文件的整理方法与移交 概念 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 一、归档文件分类的基本方法 一、归档文件分类的基本方法 工业企业档案类目设置 根据《工业企业档案分类规则》（国档发[1991]20号） 一级类目： 党群工作 行政管理 经营管理 生产技术管理 产品 科学技术研究 基本建设 设备仪器 会计 企业职工 二级及二级以下类目可结合本单位情况自行确定。 高等学校档案实体分类法 高等学校档案实体分类一级类目 高等学校档案实体分类主表 二、文件的组合 作者特征 问题特征 名称特征 时间特征 通讯者特征 地区特征 三、案卷的规范化整理与编目 一、特点 二、意义 三、整理原则 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 填卷内备考表 卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。 卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致。 卷内备考表 本卷情况说明： 立卷人： 检查人： 立卷时间： 填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。 填写案卷封面 档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。编制方法 全宗名称，即立档单位名称，全称或简称 类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题 案卷题名 文件所属的起止时间 保管期限 卷内文件总页数 归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号 装订案卷 三孔一线 左齐 右齐 下齐 装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。 J.1.1-1 J.1.1-2 J.1.1-3 J.1.1-4 J.1.1-5 J.1.2-1 J.1.2-2 J.1.2-3 J.1.2-4 J.1.2-5 J.1.2-6 J.1.3-1 J.1.3-2 J.1.3-3 . . . J.2.1-1 J.2.1-2 J.2.1-3 J.2.1-4 J.2.1-5 J.2.2-1 J.2.2-2 J.2.2-3 J.2.2-4 J.2.2-5 J.2.2-6 J.3.1-1 J.3.1-2 J.3.1-3 J.3.1-4 J.3.1-5 J.3.2-1 J.3.2-2 J.3.2-3 J.3.2-4 J.3.2-5 J.3.2-6 J.3.3-1 J.3.3-2 S.1.1-1 S.1.1-2 S.1.1-3 S.1.1-4 S.1.1-5 S.1.2-1 S.1.2-2 S.1.2-3 S.1.2-4 S.1.2-5 S.1.2-6 S.1.3-1 S.1.3-2 K.1.1-1 K.1.1-2 K.1.1-3 K.1.1-4 K.1.1-5 K.1.2-1 K.1.2-2 K.1.2-3 K.1.2-4 K.1.2-5 K.1.2-6 K.1.3-1 K.1.3-2 案卷排列 根据档号排列，档号按照实体分类法编制ppt 编制案卷目录 由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。 备注 保管期限 页数 年度 题名 档号 归档号 编制方法根据案卷编号确定。 文件的组卷与编目 以“件”为单位整理 文件归档 以“件”为单位整理 《归档文件整理规则》 即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 是2001年1月1日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。 简化了整理工作的步骤和内容 适用于计算机和手工两种整理方式 省略了组卷步骤 简化了归档文件的排列 简化了检索项目的填写 简化了装订 提高整理工作的效率并节约费用 有利于档案利用工作开展 推动文档一体化