电子档案的管理.pptVIP

* * * * * * * * * 电子文件的收集积累 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 电子文件归档后即成为电子档案。 一、认识电子文件和电子档案 二、电子文件的特点 原程序资料缺失 新软件无法读出 2001年美国航天总署发现在其20世纪70年代中期形成的有关火星资料的计算机档案已经无法读取，当初撰写该档案格式的软件工程师已去世或无法回忆起当年的工作，旁人也无法解读当年的程序原始码。 小资料 三、 电子文件的收集 1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T 2.图像文件I 3.图形文件G 4.影像文件V 5.声音文件A 6.多媒体文件M 7.数据文件D 8.程序文件P 9.超媒体链接文件O （一） 收集范围 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的均应被保留 1 保证电子文件不被非正常改动 2 要与相同内容的纸质文件间建立准确、可靠的标识关系 3 应转换成规范格式，和有关的数据一同收集 4 （二） 收集积累要求 定期制作电子文件的备份 5 思考 * 文件为什么要备份？ 不备份可能会有什么后果？ 美联邦法官裁定白宫必须保存所有电子邮件备份 2003年3月至2005年10月期间，白宫服务器上超过500万封电子邮件没有得到保存，2007年针对美国两家独立机构起诉白宫销毁数百万份电子邮件记录案件，美国一名联邦法官11月12日裁定，要求白宫必须保存所有的电子邮件备份。 小资料 摩根斯坦利的秘密武器 在2001年911事件中，美国纽约和华盛顿的许多公司遭到重创，不仅夺取了许多人的生命，而且他们赖以生存的文件等数据资料被摧毁。有人预言：某些公司可能就此永远消失。 但是摩根斯坦利公司却在第二天就恢复了正常运作。其秘密武器就在于采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施了防灾备份。除在公司内部建立文件备份之外，还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处不间断地及时备份它们的电子文件数据。 案例 要按规定进行登记、签署 01 02 应有形成部门集中管理 （三） 电子文件的收集方法 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记； 电子文件登记表应与电子文件同时保存。 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 （一）总体要求 电子文件的归档 一、归档要求 真实有效，齐全完整 1 格式规范 2 经过鉴定 3 多套归档 4 （二）具体要求 编制归档说明 5 必须转换为标准的格式 物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交清单 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 二、 归档范围 三、 归档时间 (一)归档方式 1 2 逻辑归档 物理归档 四、归档的方式和程序 将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。 把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程 逻辑归档 1 物理归档 2 （1）检验 载体有无划痕，是否清洁； 有无病毒； 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续； 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全 3.移交、接收 （2） 移交手续 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（一式二份） ，签字，盖章，移交。 （二）归档程序 注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。 （一）整理单位 件 （二）分类 按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。 一、电子档案的整理 电子档案的整理与鉴定 （四）编目 1.填写《归档电子文件登记表》 2.填写《归档电子文件管理登记表》 （三）存储 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、硬盘等 （一）内容鉴定 真实性、完整性、有效性 （二）技术鉴定 1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定 二、电子档案的鉴定 2.档案室接收时全面鉴定 1. 划分密级和保管期限 参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行 （三）鉴定程序 3.期满鉴定 不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。 参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。 （四）归档电子文件的销毁 不及时清理涉密电子文档成为严重的泄密隐患