采购部岗位职责及流程.docVIP

采购部/岗位职责及流程 ? 一、采购部职能 使命：为实现公司销售目标，提供产品需求保证。 职责： 维护供应商关系，保证与供应商的业务正常进行，适时开发新供应商； 最大限度提高各门店对图书产品需求的满足率； 降低采购成本，为公司争取利润最大化； 为各门店需求提供便捷的专业服务。 二、岗位设置及职能 1.职位名称：采购部经理兼总店店长（1人） 业务范围与职责： 执行日常业务运作，完成预订业务计划并确保顺利达成业务指标。 分解月度计划的指标和执行工作到部门内相关人员。 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。 出版商采购，所有优厚采购条件的谈判及达成。 在资源中心协助与监控下把握整体的图书品种供应。 根据各店的销售分析给采购数据员下调拨指令给市场采购下采购指令。 采购团队的管理与采购各流程的管理。 各店店员图书知识的培训。 掌握各店的大客户资料库和销售明细。 主持每周业务工作会议，检讨部门上周的工作进展以及执行下周的工作计划。 2.职位名称：采购员（2人） 业务范围与职责： 维护公司的对外形象。 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。 维持库存结构合理性，库存产品及时清退处理。 第一时间完成日常的图书市场新书采购、补货采购、各店送货及与市场的调货。 根据月度工作计划制定相应的周、月计划，包括资金预算和退货。 3.职位名称：数据处理员（1人） 业务范围与职责： 图书入库及调拔的数据处理。 图书的保管及配送。 协助采购员做好进退货工作。 三、采购方式及要点 (一)、采购方式 从采购资金的使用上看，采购业务分二大类，一类是现款采购，一类是赊销采购。 A、现款采购的依据及特点： 依据:1、新书、热点畅销图书及特价书采购，要求有折扣或时间优势； 如：日常的小量急需补货市场采购，向特价公司低折扣的采购等。 特点:2、短、频、快。即销售周期短，采购频率高，资金周转快。 B、赊销采购的原则： 赊销采购因为无须现款，公司完成清退后才结账，因此风险不大，可不按现款采购的依据操作，但有以下两种情况： 1、采购员判断货品是否能适合在系统内销售，与对方谈判后（压点、账期），进货10-50册供各门店销售,账期结束时，完成退货后再结算货款； 2、采购部判断货品只可能在某个书店销售，少量进货直接调入某个店，按账期结算已销售部分、供应商自己可随时添货、未销售部分可随时退货。 无论何种方式赊销，公司一般不先付款，量一般也不过大。 特点:须集中采购,到货时间慢,资金周转慢. 主要针对出版社、出版商做账期采购. （二）、采购要点 1、无论何种采购方式，其先决条件必须是保证能退换货，降低库存风险。 2、必须考查供应商的长期性与稳定性。 3、必须附合书店的图书结构和定位。 四、采购工作要求 采购工作与门店日常销售是书店最主要的两项工作。他们各自的管理有着各自不同的流程。通俗而言，他们的工作目标都是为了把书卖出去。 采购是销售的主导，为更好的提高销售，采购需要销售的反馈，需要对销售做分析，采购应以销售为根本，一切围绕销售，保证所进的图书能够最大化的销售出去。门店的店长、导购与收银员，则应该充分了解所采购图书，了解图书分类上架的基本常识，了解整体与单一客户的购买趣味并做好推荐、排行与摆放，并就店面销售情况充分与采购沟通。 为了使之融为一体。在各个采购与销售环节，采购员与店面销售都应当有一定的衔接与配合。 工作要求： 采购员（经理或外采员）每周一天参与不同门店的店面销售工作，工作内容包括：新进图书的讲解，客户的接触、摸底与熟悉，与店员一起调整货架。 （王胜军周一、周五今日美术馆书店，苏楠周一中国美术馆书店，何冲周三炎黄艺术馆书店） 采购经理每天下午5：00-----6：00对一天各店的销售做出统计并分析，并对第二天的采购与调拨工作做出安排。 每月一次对店面的图书销售进行跟踪，采购经理携同书店人员定期检查存货量，并以此将滞销书进行淘汰。 掌握各店的大客户资料库和销售明细。 对图书采购架构与重点图书介绍的书面说明，每个月有一次书面总结与各店沟通。 五、电脑软件的使用及权限 电脑的使用分配 各书店每店一台，采购员一台，数据员一台，财务一台。 权限设定 由管理员按人员各自的职责进行软件工号的设定与权限设定。每个人均有各自的工号及权限。 如： 收银员：销售业务模块、统计分析模块、会员管理模块 采购员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块、会员管理模块 数据员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块 财务：销售业务模块、采购管理模块、统计分析模块、财务管理模块、内部管理模块、会员管理模块 另有一些小项也必须做出限定，这些限定会使漏洞减少很多，管理更加严紧。 六、统一采购工作流程 （1）选品． Ａ、根据图书业界（如供应商宣