档案管理学第二章电子课件(文学院).pptVIP

文秘专业;第二章 文件整理与归档（上）;第一节 归档文件的整理原 则和要求;归档文件整理方法;整理原则 ; ;整理原则 ;;归档文件材料应当齐全完整;保持文件之间的有机联系;规范整理，便于保管、检索利用;第二节 文件归档鉴定; 文件的归档鉴定是指文件归档时 确定其归档范围与保管期限的工作。;2、意义;3、原则;保证档案保管期限划分的准确性;归档鉴定概述 ;1、定义与意义;2、归档范围与重点;3、不归档范围;4、应注意的问题;归档鉴定概述 ; 归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。 ;目前我国档案界有3种意见;三分法;分段标时法;划定文件保管期限的依据：依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。 ;永久保管;第三节 办结文件的处置; 办结文件的处置是指对办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、 管理和处理。; ;编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。; 盐城市亭湖区教育局归卷类目 一、办公室 1－1. 本局2003年度局办公会议记录 永久 1－2. 本局召开学校校长会议记录 永久 1－3. …… 二、中教科 2－1. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 2－2. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久 2－3. …… 三、幼小教科 3－1. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 3－2. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 3－3. …… 四、总务科 4－1. 2003年度教育经费预算决算表 永久 4－2. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 4－3. …… ;二、清 退; ;;年度类型;一般做法;注意问题;指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限; ;即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。;即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。;即将相同名称的文件组合成一个案卷。;即将针对同一年度或同???时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。;即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。;将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。;“一事一卷”立卷法（略） ;调整 定卷;1、归档文件是否齐全完整；;按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。;题名结构：责任者（通讯者）－（时间）（地区）问题－名称。;装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。;卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。;卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。;档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。;三孔一线;J.1.1-1;由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。