机关档案管理资讯化作业要点修正说明.doc

PAGE PAGE 1 附件一　欄位定義表 （一）基本欄位 註： (1) 9代表數字; X代表文字或數字; ( )內之數字代表字數,若為n代表不定長 “?” 表示可選用 “,” 表示連接 “*” 表示可不選用或多次選用 “+” 表示至少一次或多次選用 “|” 表示任取其一 欄位名稱 內部格式 說　　　　　　明 檔案目錄傳送名稱 X(1) 代碼;該筆紀錄之檔案係屬:Ａ案卷之檔案目錄彙送、Ｂ案卷之檔案移轉目錄、Ｃ案件之檔案目錄彙送、D案件之檔案銷毀目錄、E案件之檔案移交目錄、Ｆ案卷之檔案銷毀目錄、G案卷之檔案移交目錄、Ｔ案件之檔案移轉目錄、X分類表。 功能 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 系統名稱 X(1) 代碼 ;指資料來源之系統名稱， 1:公文管理系統 2:檔案管理系統 文字 X(n) 全銜 X(n) 機關代碼 X(10) 採人事行政局編訂之10位數機關代碼 單位代碼 X(6) 機關得視業務需要，就其所屬單位，自行編訂單位識別碼，但以不超過6碼為限且勿重覆。 職稱 X(n) 姓名 X(n) 年月日 9(7) 年〔000-999〕,月[1-12],日〔1-31〕 時分 9(4) 時[00-23],分[00-59] 年度 X(3) 3位數字,不足部分補零 月份 9(2) [01-12] 收發處理本別 9(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 公文類別 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 函類別 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 其他類別 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 密等 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」; 按國家機密保護法規辦理。 保存年限 X(2) 依機關檔案保存年限區分表所定年限， 99表示永久保存，?表示未判定，定期則以數字表示之。 字 X(n) 不含年度 文號 X(10) 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「基本欄位定義之文號說明」 應用限制 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 應用註記 X(30) 文字;註記影響檔案提供應用之相關條約、協定或政策，如捐贈後15年公開。若無特殊狀況則不著錄。 複製註記 X(1) 代碼，Y:可複製，N:不可複製，Ｃ：部分限制 應用方式 X(1) 代碼;１:紙本;２：線上瀏覽；３：儲存媒體；４：電子郵件 併案註記 X(1) 代碼;１:併同一案名;２：併同一案件。 年度號 X(4) 指該案卷(件)之年份號碼 分類號 X(20) 指公文依檔案分類表所載類目名稱之文或數字組合之號碼 案次號 X(12) 指區分同類不同案次之號碼 卷次號 X(4) 指區分同案不同卷次之號碼 目次號 X(3) 指區分同一卷不同案件次序之號碼 基準項目編號 X(10) 指共通性檔案保存年限基準項目編號 媒體型式 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 媒體編號 X(25) 文字 ; 電子媒體之編號。 計量單位 X(4) 文字；如：頁、件、張、卷、幅、檔案或(其他) 數量 X(4) 文字；總頁數、總件數、總卷數或總檔案數，不含附件，案卷層級為必要欄位。 頁數 X(n) 指檔案之頁數。 檔案名稱 X(25) 指檔案之名稱，含檔名及副檔名。 檔案路徑 X(25) 指檔案之存放路徑。 檔案大小 X(n) 指檔案之大小，其計量單位為BYTE。 附件媒體型式 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 檔案類別 X(1) 代碼 ; 1:紙本檔案;2:電子檔案 檔案格式 X(n) 指檔案所使用之格式定義，如PDF、JPEG等格式。 檔案格式版本 X(n) 指檔案所使用之格式定義之版本，如Adobe Acrobat 6.0等。 編碼方式 X(n) 指文件之編碼方式，如BIG5、Unicode等。 保存狀況 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 調整後之保存年限 X(2) 依機關檔案保存年限區分表所定年限， 99表示永久保存，?表示未判定，定期則以數字表示之。 保存年限調整原因 X(20) 代碼 ; Ａ：經微縮電子或其他方式儲存，Ｂ：仍具參考價值，Ｃ：經檔案管理局核准延長者，Z：其他 移轉註記 X(1) 代碼 ; 參見文書及檔案管理電腦化作業規範「貳之七、代碼清冊」 人 X(n) 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之人名、機關（構）或團體名稱等關鍵詞彙。 事 X(n) 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題涉及之事項等關鍵詞彙。 時 X(n) 依據案卷內容，擇