办公室行动传真的解决方案.docVIP

办公室行动传真解决方案 电子邮差WebFax Server 无论您身在何处 传送/接收传真讯息 尽在弹指之间 行动！效率！管理！省钱！方便！ 佳元科技股份有限公司 TEL：02-2786-6877 FAX：02-2786-7127 Email：elite@.tw 台北市南港区园区街3号5楼之3(南港软件工业园区F栋) 壹、前言 传真之所以至今仍被广泛地使用在办公室中，主要的原因仍在于大部分的人还是习惯于书面的阅读方式及其方便性。但传统的传真讯息传递方式在事事讲求e化的办公室中的确有许多地方是有待商确。 以传真传送而言： 必需将文件由打印机印出，查得欲传送的传真号码，再将文件拿到传真机前按下传真号码后，等候传真机将文件送出。这整个过程往往得花费8~10分钟。除此之外，纸张、打印机耗材及打印机的折旧等均是一笔花费，而且不环保。如遇上传真机使用尖峰时间，在忙线或对方未收到传真文件时，往往得花费更多的时间来处理。最重要的是所有外送的传真文件无法做有效的管理及追踪。 以传真接收来看： 不论使用的是数千元的一般传真机或数万、数十万的高阶传真机都是毫无选择地将传真接收或打印出来，往往发现有一大半的传真是没有用的，更糟糕的情况是传真纸用完了却收不到重要的传真；或者也会常常有人在传真机前面等传真或需指派专人来处理传真讯息，再由人工来分派传真，遇重要传真需要影印存盘或拷贝数份知会相关人员，重复归档….，这些往往耗费不少的办公室资源，不但没有效率且相当浪费资源，当然最重要的是无法对接收的传真讯息做有效的归档及管理。 除此之外，在分秒必争的今天，实时化、行动化讯息是提升竞争力的要素，但传真讯息是最困难处理的传统讯息，尤其在行动办公室架构下如何将传真机也可以行动化是相当重要的一环。 电子邮差Web Fax Server 能不受时空的限制让您在世界各地都能掌控传真讯息是e世代办公室讯息行动化、实时化管理不可或缺的工具。  贰、系统说明 如图所示，电子邮差Web Fax Server 的使用者只要使用浏览器(Browser)就可以经由内部网络(Intranet)或网际网络(Internet)，来传送传真及管理传真讯息，也就是说不论您身在何处，利用浏览器就可以收发传真让传真绕着地球跑！ 对于电子邮差Web Fax Server的使用者而言，就如同随身拥有一部行动虚拟传真机一样，随时随地可以取得传真讯息，更可以透由Web Fax Server将传真文件送达指定传真机。因此，她不但是商旅人士不可或缺的工具更是行动办公室必备的系统。 除了具亲和性的Web 化操作接口，超强的传真传送/接收功能，数据库化的传真讯息管理及严密的安全控管(只有授权的使用者才能使用本系统)；让电子邮差Web Fax Server成为一套兼具行动、效率、管理、省钱、方便的企业网络传真的最佳解决方案。 参、电子邮差Web Fax Server可为企业带来什么效益： 一、节省企业的成本，提升竞争力 让需要传真的使用者，不需再印出原稿、不需浪费时间等候，可以将文件档案传真，不论是使用Intranet、Internet、VPN 不管人身在何处都可以直接使用浏览器传真文件档案，并可查看管理传真记录，大大提升了传真作业的方便性，失败自动重传、传真记录直接修改后重传及传真电话簿等功能，可节省大量的资源、人力、时间，省下大笔费用。 二、让讯息掌握更快速，节省费用、增加利润 让您不再毫无选择性地列出传真文件，节省纸张耗材及设备折旧费，让传真分发更方便、快速且有效率，强化传真讯息的管理，而且无论在哪里都可以使用浏览器来查看管理接收的传真讯息，让讯息掌握更快速。 三、提升企业形象为环保加分 在传真传送部分Web Fax Server 除了可以省纸张、省耗材外，更让传真如雷射般的品质，而接收的传真可以存在Web Fax Server，当需要时再印出来，不但替您看紧荷包，更让您的企业晋升为环保企业。 四、讯息行动化 透过浏览器让Web Fax Server 的User不论在全世界任何地方都可以发送传真，也可以查看、管理、接收的传真讯息，将传真讯息完全行动化。 五、强化讯息管理，安全、且更有效率 经由Web Fax Server 的讯息管理数据库，小到数万笔、大到数十万甚至百万笔传真资料，均可以集中管理及快速查阅，不但安全而且有效率。 六、行动办公室 Web Fax Server 让办公室变成行动办公室了 ！不论员工在家里、 Hotel 、渡假、网咖…. 等等地方，都可以透过网络办公室，真正落实办公室行动化。 七、节省系统维护费用，减轻IT 人员负担 Web Fax Server 采集中式管理架构，在Client端不需额外安装软件即可收送传真，所以系统维护非常简单，对于IT 人员不会造成负担。 八、充分运用通讯