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物业管理公司文书管理标准作业规程(5) 物业管理公司文书管理标准作业规程(五) 　　1.0目的 　　规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。 　　2.0适用范围 　　适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。 　　3.0职责 　　3.1总经理负责所有发文审批。 　　3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。 　　3.3行政部主管负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。 　　3.4行政部文员负责公司文件收发及归档。 　　3.5管理处经理负责管理处文件审批。 　　3.6行政部负责文件的打印及文号的管理工作。 　　4.0程序要点 　　4.1公文格式。 　　4.1.1公文种类。 　　a)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、指令；决定（决议）；指示；公告、通告（布告）；通知；通报；请示；批复；函；会议纪要；计划；总结。 　　b)根据物业管理特点，可引人以下文件类别： 　　--上行文：请示、报告、计划、总结； 　　--下行文：批复、决定、通知、通告、通报； 　　--平行文：函、会议纪要。 　　4.1.2文件标题： 　　a)行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则； 　　b)标题统一使用2号黑体字，放在公文纸间隔线以下，文号上方居中位置。 　　4.1.3发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容。 　　a)根据发文顺序及发文时间对文件编号。 　　b)物业管理公司文号作为以下统一规定。 　　--物业公司文号： 　　××发［×××××］××号 　　文件序号 　　发文日期，前两位为年份 　　公司代号 　　如：物发[000430]15号，是指物业管理有限公司2000年4月30日所发的公司第×个文件；物管发「001121」92号，是指物业管理处2000年11月21日所发的管理处第92号文件。 　　c)文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置。 　　d)公司文号由行政部统一管理。 　　e)发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 　　4.1.4秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度： 　　a)普通文件不加注明； 　　b)秘密文件必须在文件的左上角位置注明”秘密”字样； 　　c）急件必须在文件的左上角位置注明”急件”字样； 　　d)为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。 　　4.1.5主送机关。是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关： 　　a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用”冒号，’； 　　b)主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用”顿号”隔开； 　　c）根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号宋体字。 　　4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚： 　　a)正文文字一律自左而右横排； 　　b)要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字； 　　c）正文字体与主送机关保持一致。 　　4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料： 　　a)如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明”附件：×××”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明； 　　b)要写明附件的全称； 　　c)附件字体与正文相同。 　　4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名： 　　a)落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置； 　　b)如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行”（此页无正文）”字样； 　　c)落款字体与正文相同。 　　4.1.9日期： 　　a)一般应写发文日期； 　　b )会议通过的文件应写会议通过的日期； 　　c)重要的文件应写签发的日期； 　　d)日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。 　　4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章（单位经理署名除外）： 　　a)盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记； 　　b)印章应盖在落款和年月日中间，即”骑年盖月”位置。 　　4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容： 　　a)公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一直线分割以示区别； 　　b)公文文尾字体与正文相同，另行顶格； 　　c）抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再