第3章-信息资源管理过程1.pptVIP

* 管理资料 §3.3 信息资源建设 （2）信息资源采集的方法与途径 采购:获取和积累有价值的信息的重要方式，是一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。 调查：现场调查、访问调查、问卷调查和样品调查。 可以获得记录型信息资源、非记录型信息源和零次信息。 不如其他方法搜集信息那样系统、连续，数量也不够多，但其速度快、质量高、准确性好、针对性强，是获取信息的有效方法，尤其是获得非文献信息源的最有效的方法。 交换：交换的信息源多属于内部资料、非卖品，不能通过采购或其他方式获得。直接交换资料，不通过其他中间环节，有利于信息的迅速及时获取。 * 管理资料 §3.3 信息资源建设 咨询：向相关专家咨询，在他们的指导和帮助下获得信息资源。 索取：对于还不够详细、完备和全面的信息资源，根据需要与可能，通过通讯联系或直接派人联系取得。 检索：手工检索、脱机检索、联机检索和网络检索。 * 源头是指拥有生产信息资源能力的人或机器；渠道分为正式和非正式渠道；目的地是需要信息资源的人或用户。 * 单向交流：没有反馈，如广播、电视； 双向交流：反馈频繁。讨论、谈话、咨询等 时间交流：跨越时间，如档案馆； 空间交流：跨越空间，注重交流速度。会议交流、大众交流、网络交流等 自我交流：个人为了适应环境而进行的自我调节，严格意义上不能称为交流的一种类型； 人际交流：非正式渠道交流，普遍存在； 组织交流：组织内的交流，自上而下或自下而上； 大众交流：通过专门的机构，利用现代传播媒介或大型会议等方式向公众进行的交流。 * 结构化问题：大多面向基层管理人员，所需信息可以完全满足，这类信息可由信息系统或有关资料档案提供。 半结构化问题：大多由中层或高层管理人员完成。需要大量的内部业务信息，同时也需要相关的外部信息，如当前的市场信息、产品的预测信息等。 非结构化问题：主要由高层管理人员完成。比如收购公司。不确定因素多，决策难度大，要求信息工作人员尽量提供各方面精确可靠的信息。 ? 分析组织内部的信息需求是一件复杂的工作。 * 收集、整序和存储信息是信息资源建设的主要内容，也是开发和利用信息资源的必要前提。 (1)??? 完整性：尽可能收集相关信息，满足组织不同层次的信息需求。要求熟悉本组织的各项活动，了解不同层次人员的工作内容、业务范围、信息需求等 (2)??? 目的性：收集应有明确的目的，即对组织活动有价值或潜在价值的信息才是收集的对象。要求信息管理人员具备一定的洞察力和对信息的敏感度，以分辨有价值、有潜在价值、无价值的信息 (3)??? 及时性：时效性是信息的重要特征 (4)??? 流动性：a.对于组织内各部门可以共享的信息，应通过不同手段使其顺利流通；b.及时删除无用信息，并不断补充新的信息 (5)??? 易用性：a.信息整序方法应便于使用，使用户容易查找；b.信息内容，尽量给不同层次的管理人员提供对口信息。要求了解不同层次管理人员的工作方法和特点； (6) 安全性：做好部分信息的保密工作 * 在组织中，不同层次的管理人员对数字化信息源的依赖程度不同。高层——15%-20%，中层——30%-40%，基层55%——75%。 静态信息源提供变化不大或不会发生变化的信息，如组织中的工资系统，提供的是在一段时间内不会有太大变化的工资信息。档案信息 动态信息源提供的信息通常处于变化之中。如股票信息、市场需求信息。 * 在组织中，不同层次的管理人员对数字化信息源的依赖程度不同。高层——15%-20%，中层——30%-40%，基层55%——75%。 静态信息源提供变化不大或不会发生变化的信息，如组织中的工资系统，提供的是在一段时间内不会有太大变化的工资信息。档案信息 动态信息源提供的信息通常处于变化之中。如股票信息、市场需求信息。 * 信息资源采集系统是人们为了搜集、处理、储藏和提供信息服务而建立的人工系统，是广义的，包括信息检索系统、各种信息机构、信息系统、图书期刊等各类信息源。 * 有价值的信息必须具备及时性、准确性、综合性、获取简易性、经济性等特性。 * 一些重要的特性指标如信息的针对性、简明性、新颖性等未列入 * * 为了确定被调查者对所需评价的信息源认识的重要性次序，可以采用下述四种相对重要性指标对信息源进行评价。 * 我们把从信息库中检索到的相关信息的比例称为再现率，即图中的AELMD/AEFD；而真正所需的信息的比例称作适合率，即图中的AELMD/AKMD适合率，即图中的AELMD/AKMD ；图中EKL部分是误检信息，即不需要的信息；LFM部分虽是所需信息，但未被检索出来，称为漏检信息；AEHG/ABJG表示机构信息的存在率。在利用信息时，应当按照前述观点，对信息最合适的储存量、信息检索手段、信息利用率