第五章-秘书的日常事务工作.pptVIP

4、注意事项 6．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复； 7．提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人； 8．与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清； 9．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊； 10．通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话； 第五节 值班工作 三、处理邮件 1．邮件的分拣 按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。 2．邮件的拆封 判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。 3．邮件的转交 标明信件的要点后，交给领导；转交他人。 第四节 印信与保密工作 一、印信的管理与使用 “印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。 1．印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。 2．印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”） 例： 宏达公司的用印登记情况 上海宏达公司的公司印章与介绍信，由公司办公室王红管理，每次王红在给公司人员盖章时，都仔细检查用印人拿来的部门负责人批准的用印申请单，核对所盖章文件与用印申请单上的内容是否一致。并在用印登记表上记录，请用印人签字。使用介绍信的程序与用印程序相同。 3．介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。 微型案例 二、保密工作 （一）做好口头信息的安全 （二）做好纸面信息的安全 （三）做好电子信息的安全 （一）做好口头信息的安全 1．不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息； 3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报； 4．遵照会议的要求传达会议信息。 （二）做好纸面信息的安全 1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记； 2．文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收； 3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失； 4．保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里； 5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子； 6．用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”； 7．为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人； 8．当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取； 9．极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里； 10．不再需要的保密文档要粉碎。 （三）做好电子信息的安全 1．计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器； 2．计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递； 3．不能提交电子信息给未被授权的人； 4．应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换； 5．计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软； 6．重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方， （四）保密工作的措施 1．健全保密制度 2．开展保密教育 3．进行保密检查 4．处理失密事件 第五节 值班工作 本章小结 第三节　接打电话与处理邮件 一、接打电话 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的注意事项 （三）接听电话的流程 （四）接听电话的注意事项 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的要点 1．打电话前的准备和过程； 2．当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名； 3．当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名； 4．电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。” 5．代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导