公司来宾参观管理制度XY-GL-AM-16.docVIP

Page PAGE 4 of NUMPAGES 4 文件编号： 上海馨源节能建筑新材料有限公司 公司来宾参观接待管理制度 第一条 总则 （一） 为配合公司不断发展的需要，结合“打造创新型企业，进一步提升核心竞争力，实现跨越式发展”的工作方针，本着以优质高效的服务、合理降低接待费用为原则，完成公司所面向的各项接待任务。同时，为了保证公司的接待工作正常有序的开展，健全并完善公司来宾接待体系，制定以下相关接待制度。 （二） 本管理制度适用于馨源建筑节能新材料有限公司、馨源实业有限公司。 第二条 接待工作规范和程序 （一） 接待工作由人事行政部统一归口管理，业务部门及相关接待部门负责接待和安排。接待员须经过专业业务知识培训。 （二）凡来公司洽谈业务、参观、技术援助等来宾，各部门在接到来访通知后，及时填写“客户来访接待计划表”报人事行政部，计划表要填写详实、完整。人事行政部要确认此次来访的目的和来访人员的职务、层次，以便通知对口相关部门接待人员，尽量确保接待层次的一致性。来宾来访除业务经理对口接待外，公司根据需要做如下安排： （1）来访性质属于公司考察方面，客户属于高层管理级别，根据企业大小及潜在发展规模，公司安排相当级别的领导接待，总经办办、质管部适时参与； （2）来访性质属于体系审核、年度评审方面，质管部主接待，对应部门经理及相关人员参与； （3）来访性质属于产品和过程审核、新产品批产确认方面，由对应质量经理接待，总经办、各部门经理、质管部适时参与； （4）来访性质属于新产品立项、开发及评审方面，由总经办接待，各部门经理适时参与。 （5）重要来宾、特殊情况要请示总经理或副总经理批准，适时安排接待方式及人员。若业务人员因出差而无条件填写此表格，应电话详细说明，人事行政部附电话记录代填接待计划表。 （6）非商务活动来宾接待，统一归口由人事行政部带头组织相关部门落实接待任务。 （三）公司所有客户来访统一由人事行政部安排（包括开具所有的通知单），人事行政部负责对口部门：车队、酒店、公司招待所、休闲等，人事行政部须将所安排的结果及时反馈给对口接待的相关部门经理。销售部的客户具体业务接待活动由销售部安排。当需要使用办公楼会议室时，可与人事行政部协调安排。 （四）来公司参观的政府来宾，人事行政部需填写“政府来宾接待申报表”，报总经理批示后，按批示精神落实接待工作。 （五）人事行政部在接到各部门申报的接待计划后，根据来宾情况拟订安排住宿、就餐、交通车辆、接待场所等事项，报业务归口部门或人事行政部经理确认后执行。同时，应提前提醒有关部门人员做好相应接待准备。 （六） 每次来宾来访须填写“来宾来访接待记录表”，记录表由接待归口部门填写，接待负责人审核，由人事行政部整理保管归档。 （七） 来访人员原则上一律安排在指定地点（会议室或接待室）座谈，各部门办公室不得作为接待场所或在车间任意客人逗留，更不允许客人在参观考察时行走吸烟，以免影响他人或造成公司经营及技术泄露和危害公司财产安全。 （八）来宾到门厅时，由前台文员引领至会议室或接待地点，并通知对口部门负责人。前台文员对于来宾等待时间内可以提供公司相关介绍资料、产品资料给予阅读。 （九） 部门归口接待人员对来宾要言行有礼、举止文明，对来宾提出的不合理要求要注意方法给予婉言回绝。 （十）人事行政部及归口接待员的工作职责和工作程序： （1）接到来访的传真和电话后，及时填写“客户来访接待计划表”，通知人事行政部安排食、宿、行、会场及接待人员。 （2）及时填写“用车申请单”交到储运部，安排车辆。 （3）及时安排就餐、住宿，预订房间，重要客人要检查客房的状况（具体来宾就餐、住宿的标准参照来宾住宿就餐标准细则）。 （5）根据来访客户资料，确认由对应的主接待人，应提前一天通知主接待人和相关人员（特殊情况可临时通知），并告知接待会场和来访事由，并由主接待人陪同用餐。若对应的业务员未能陪同客户回公司，应由主接待人全程陪同。（主接待人除特殊情况外，不得以任何借口推托陪同用餐及其他活动。） （6）确认是首次来访和主要客人要通知人事行政部做欢迎牌，并根据客人要求安排介绍公司简介。须在客到前做好这些准备工作。 （7）客人即将到时，要立刻通知主接待人在指定会议室等候访客，前台文员在门厅引领至会场交接待员。 （8）客人落座后，前台文员须上茶水，会议座谈期间，要定时（原则上每隔一刻钟）要添加饮品，，访客参观工厂后更换小毛巾，下午继续访谈的客人要更换茶水、毛巾和饮品。 （9）会议座谈期间，随时根据客情要灵活应付，满足客人的合理要求。 （10）在会议结束时，根据主接待人要求准备好礼品，在客人上车时交主接待人礼节性馈赠客人。 （11）如果客人在公司规定的下班时间里尚未结束访谈活动时，前