文书的整理与归档.pptVIP

第六章 文件的整理与立卷归档 文书整理与归档是文书工作的最后一个环节。主要是指对办毕文件的整理。 第一节 文书整理归档及其意义 文件立卷归档，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，向档案部门移交的行为过程。 二、文件整理归档的意义 ㈠ 对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。 ㈡ 对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。 二、文件整理归档的意义 ㈢ 进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。 ㈣ 文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。 三、文书整理归档工作的改革 （一）、以“件”取代“卷” “件”是文书制发、传递和处理的基本单位，是文书运动过程中客观存在的形式。 （二）、以“案盒”取代“案卷” 方便了文书档案的借阅和查找； 方便档案的复制与保密；简化了装订手续； 使文书工作和档案工作统一起来。 第二节文书整理归档的范围和原则 一、文书处理部门立卷的优越性 实行文书处理部门立卷，可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密，同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。 二、文件立卷的原则与范围 ㈠ 文件立卷的原则 1.按照文件形成的自然规律 2.保持文件之间的历史联系 3.照顾文件的保存价值 4.便于保管和利用 二、文件立卷的原则与范围 文件立卷归档的范围 1、需要立卷归档的范围 ⑴ 上级来文 ⑵ 本机关文件 ⑶ 下级来文 ⑷ 同级和不相隶属机关来文 2、不需立卷归档的范围 文书整理的范围 归档范围 无需整理归档的文件材料 归档范围 质量要求 第三节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 1.“门、类、纲、目”法 2.“十进分类”法 3.“一案一卷”法 4.按文件“六个特征”组卷的方法 5.“一竿子插到底”法 6.“以问题为主立卷”法 第三节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 7.“分级立卷”法 8.“四分立卷” 法 9.“四分四注意立卷”法 10.“三个为主、五个分开立卷”法 11.“三分两同立卷”法 12.“按文件类型采用不同特征立卷”法 第三节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 13.“分清价值立卷”法 14.“立小卷”法或“一事一卷”法 15.“简单立卷”法 16.“立纯卷”法 17.“分类组合”法 18.“文件处理、立卷、著录三位一体立卷”法 二、“立卷六特征” ㈠ 作者特征 作者特征指的是文件制发机关的特征。按作者特征立卷就是将同一作者制发的文件组合在一起进行立卷。 二、“立卷六特征” ㈡ 通讯者特征 通讯者特征是指文件收发文双方共同构成的特征，是作者特征的另一种表现形式。按通讯者特征立卷，就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。 ㈢ 问题特征 问题特征是指文件内容所反映的主题特征。按问题特征立卷就是将反映同一主题（包括同一问题、事件、人物、工作等）的文件组成案卷。 ㈣ 名称特征 名称特征是指文种的名称特征。按名称特征立卷就是将同一文种的文件集中在一起组成案卷。 ㈤ 时间特征 时间特征是指文件内容所针对的时间和文件形成的时间共同构成的特征。按时间特征立卷就是将形成于同一时间或内容针对同一时间的文件集中在一起组成案卷。现行机关的文件立卷都是分开年度进行的。 ㈥ 地区特征 地区特征是指文件内容所针对、涉及的地区或文件作者所在的地区共同构成的特征。按地区特征立卷就是将来自同一地区或内容针对同一地区的文件集中起来组成案卷。 二、编制立卷类目 ㈠ 定义 立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。 ㈡ 立卷类目的构成 立卷类目由类、目、号三部分组成。 三、平时归卷 平时归卷，是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程。 四、年终立卷 年终立卷，即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。 ㈠ 卷内文件排列 卷内文件排列是指按一定的方法排列出卷内文件的先后顺序，以使卷内文件系统化、固定化。 排序后文件 三、年终立卷 ㈡ 编号定卷 编号定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法