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关于加强费用报销管理的通知 公司各部门:? 为规范公司报销手续，提高报销效率，根据公司实际情况，对费用报支的有关手续重新梳理，并对有关规定重申如下，望各部门遵照执行： 一、关于票据审核及粘贴要求 1、各部门负责人按权限分级审核业务报销的真实性，并在成本控制范围内进行审批。报销签字实行“谁签字谁负责”的原则，如有不真实或虚假金额报销的情况，财务部将报请总经理追究相关人员责任。 2、报销应提供真实、合法、有效的发票，发票抬头必须与公司营业执照抬头严格一致，不能简写、错写（机票、车票、医药费发票为个人姓名的例外），税务登记号必须与公司税务登记证所列严格一致，发票内容应完整、准确无涂改，税务监制章和发票章应清晰可辨认。 3、各经办人应妥善保管原始单据，在业务发生之日起1个月内到财务部报销，原始单据遗失原则上不予报销，如特殊情况，需详细说明理由并有其他人员证明，由总经理特批后方可报销。 一般当年开具的发票应于本年度入账，因公司考核制度规定或年底来不及取得发票的，允许在下一年年初列支；但是取得的增值税专用发票应按增值税发票管理条例规定在开具之日起180天内认证，所以即便没有跨年度，也应在上述时间范围内报销。? 4、费用报销单粘贴时应注意从左往右粘贴，注意不遮蔽发票抬头、开票时间、发票内容、发票章，粘贴应保持整齐、清洁、牢固。由于会计凭证装订在凭证左上角，故经办人员及领导签字应靠右，如在发票反面签字，也应考虑到避开装订位置。 5、员工报销时，应将发票按不同内容进行分类，目前公司对差旅费有专门的费用报销单，涉及公司车辆费用请使用差旅费报销单。 6、所有经济业务均需取得正规发票，无法取得发票的报销需另外填写无票说明，由总经理审批后方可报销。特殊情况用对方白条签收单报账的，要求对方在收条上签字并注明联系方式，便于财务核实。 二、各项费用报销补充说明 1、差旅费报销在出差结束后的一周内进行报销，需由行政部进行审核，行政部不予认同或无法审核的差旅费，财务部不予报销。差旅费报销后附《差旅费明细表》 2、车辆费用每月3日前报销上月车辆费用，车辆费用由车辆负责人报销，同时附《机动车每月一览表》将过桥过路费、汽油费、停车费等费用单列汇总。 3、业务招待费报销，需填制“业务招待费报销明细表”。应在宴请单上注明发生时间、事由、相关陪同人员及宴请地点等，并按规定流程审批报销。财务部需按宴请地点审核票据，不属于宴请单列示的餐厅出具的发票，财务部可以不予报销手续。特殊情况由总经理特别批示。 4、发票内容为办公用品、日用品、劳保用品等低值易耗的应同时附上具体的清单，入库单。 5、公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示并在报销单上注明原因，起止地点等。 6、维修费用报销：日常维修备品备料的《入库单》和《领用单》（避免部分维修用品为耐用器，可持续使用）；维修费用报销时，需在费用发票后附《维修验收单》。 7、广告宣传费用报销时，需在费用发票后附申请、合同（合同会签表）及广告证明材料，如广宣物料提供广宣物品照片、广宣物品入库验收单；文字广告提供报纸、杂志原件；网页截图；电视广告视频截图等。 8、其他费用需提供的相关附件 （1）外包的保洁服务费（灭鼠等）、外墙清洗等设施环境保洁费，需提供对外包保洁公司的考核表。 （2）花卉采购/租赁费用需要提供双方的签收表。 （3）活动赠品费用需在支付商品采购款时，提供收入、支出明细表。 （4）代收代支的款项，如外派人员工资，需提供工资表以外，需财务确认是否收到代收代支的相关款项。另外，凡涉及代收代支项目报销，都需要财务确认代收款是否已收取，否则无法代为支付款项。 （5）福利费、奖励、服装费等涉及到个人领用的，需要提供领用人员的签字表，费用报销时需要按部门汇总交财务做账。 三、关于报销时间的规定 1、公司实行统一时间上报审批报销单和报销金额，上报审批报销单（即接收报销单）统一时间为：每星期一；每周三为总经理审核日；报销金额统一报销时间：每周五全天（所有合规单据）；如有不合格的单据，于每周二返还经办人。 2、费用报销时限。费用报销不准跨月，当月单据当月报销，凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的，按起点20元，每超期一天加5元的标准予以罚款，超过规定期限一个月的，财务部不予授理。 3、月结费用在次月5日前报销。 4、超过人民币2万元的费用报销和支付，请提前7天办理相关审批手续。 四、由于公司库存现金限额为10000元，原则上不支付现金，请公司员工办理中国农业银行银行卡，用于领取工资及报销费用。敬请谅解。 ? ?本通知从下发之日起执行，本通知由财务中心负责解释！ ?财务中心 2017年1月8日 差旅费用明细表 出差人 职务 出差事由 出差起止日期自 年 月 日－ 年 月 日止共 天