行销辅助品、奖品集中采购流程及作业指导书.docVIP

第 PAGE 8 / NUMPAGES 8 附件二：行销辅助品、奖品集中采购流程及作业指导书 (分公司试行版) （一）行销辅助品、奖品集中采购管理流程（分公司试行版） （二）行销辅助品、奖品集中采购管理作业指导书（分公司试行版） № 流程图 时间 责任人 流程作业要求 相关记录/文件 目 的 适用范围 分公司用于销售过程中馈赠客户、奖励保险代理人等需要对外采购的行销辅助品、奖品 1 采购前期 分公司物控 收集相关文件，包括激励方案文件、采购立项呈批件、编制采购初步需求清单（见附件一） 初步需求清单(附件一) 如涉及CI和VI请提供公司品牌部审批确认证明文件 2 分公司财务经理 对分公司物控所报初步需求清单进行预算审核后加盖财务章 采购立项呈批件（须需求部门、财务部会签） 需求清单（须加盖财务章） 3 分公司物控 将财务审核后需求清单连同采购立项呈批件报至采购服外包商处。 需求清单（加盖分公司章）扫描件及电子版 2、采购立项呈批件扫描件及激励方案（如有） 4 采购服务外包商 总公司物控中心 对分公司上报需求清单及立项呈批件进行合规初审，判断是否可进行统购，对无法统购或不合规采购申请向分公司反馈 需求清单扫描件 采购立项呈批件扫描件 邮件往来记录 自购明细表 5 采购服务外包商 将审核后需求明细表进行汇总编制需求清单汇总表 订购明细确认单 （附件二） 6 采购服务外包商 分公司物控 根据需求清单确认 订购明细确认单 6 采购中期 采购服务外包商 根据需求清单汇总表确认货源，并将缺货情况与分公司进行沟通确认，最终形成订购明细表，将表格发到总公司物控中心审核。 订购明细确认单 （双方盖章） 7 总公司物控中心 总公司物控中心对采购服务外包商提交的订购明细表进行最终审核，如不通过，采购服务外包商进行修改再行提交。流程运行通畅后总公司物控中心可采用抽查方式进行最终审核 1、订购明细确认单 2、分公司采购立项呈批件 3、需求清单 8 采购服务外包商 分公司物控 采购服务外包商将审核通过后订购明细分别发给各分公司，由分公司物控根据订购明细进行申请付款工作 订购明细确认单 付款申请书(采购服务外包商编制) 9 分公司财务 分公司财务依据分公司物控提交的付款申请书进行审核后付款 1、订购明细确认单 2、付款凭证 10 采购服务外包商 分公司申请付款的同时，采购服务外包商根据订购明细确认单进行订货确认 11 采购后期 采购服务外包商 根据订单进行备货发货工作，并根据分公司要求开具发票 1、订单 2、发票 12 分公司物控 对到货进行验收，将发票提交分公司财务处，如有问题及时与采购服务外包商联系解决，并将收货确认函发采购服务外包商处 1、订购明细确认单 2、发票 13 分公司财务 根据分公司物控提供的发票进行账务处理 发票 订购明细确认单 采购立项呈批 需求清单 附表一、行销辅助品、奖品初步需求清单 附表二、行销辅助品、奖品订购明细确认单 附表一行销辅助品、奖品初步需求清单 附表一 _____广东___分公司： 分公司 广东分公司 填报时间 2011-10-25 联系人 冯 呈批件编号 呈【客】2011015号 电话 382099441 需求明细 备选产品 产品名称 规格型号 品牌 数量 单价(元) 金额 需求时间 发票品名 参考网站 网站商品号 备选产品 规格型号 可接受单价范围(元) 九阳豆浆机 20 370 7400 2011-1 合计(元) 7400 收货人 联系电话 收货地址 注：仅可提供分公司地址。 发货产品 九阳豆浆机 需求部门确认(签字)： 分公司确认（盖章）： 附表二：行销辅助品、奖品订购明细确认单 附表二： 分公司 填报时间 联系人 电话 传真 订购产品名称 规格型号 品牌 数量 单价（元） 金额 需求时间 发票开具内容 配置信息 备注 合计 收货人 电话 收货地址 注：仅可提供分公司地址。 分公司盖公章处： 泰康人寿 分公司 采购服务商盖公章处： 签字日期： 签字日期： 附表一行销辅助品、奖品初步需求清单 附表一 ____广东____分公司： 分公司 广东分公司 填报时间 2011-10-25 联系人 黄远沐 呈批件编号 电话 需求明细 备选产品 产品名称 规格型号 品牌 数量 单价(元) 金额 需求时间 发票品名 参考网站 网站商品号 备选产品 规格型号 可接受单价范围(元) 与财富有关的礼品 1000 2011-1 合计(元) 收货人 联系电话 收货地址 注：仅可提供分公司地址。 发货产品 与财富有关的礼品 需求部门确认(签字)： 分公司确认（盖章）： 附表一行销辅助品、奖品初步需求清单 附表一 ______广东__分公司： 分公司 广东