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會議管理辦法 切 記 第一條:目的 為使會議準備、進行、討論、議決、記錄有所遵循,落 實會議成果,特訂定本管理辦法. 第二條:會議種類 分為不定期及定期性會議. 第三條:會議準備 ※開會通知 開會通知內容如下: 1. 開會通知之時間 1-1 定期性會議-----免通知. 1-2 不定期性會議----開會前二天通知,若因業務急迫需 要經協理以上主管核準不在此限. 2. 開會主題 3. 時間 -----起、訖時間. 4. 開會地點 第三條:會議準備(續) 5. 主席 6. 記錄 7. 列席 8. 備注 9. 發文部門 10. 參加人員-----於通知單會簽處簽名,若因要公未 克參加應委託部門同仁代理與會. 第三條:會議準備(續) ※會議程序之擬定 ※會議資料之集 1. 開會前二天將所需討論會議資料送達與會人員. 2.與會人員按『開會通知單』會議主題準備資料及 建議事項,以節省開會時間. ※會議場所之選定、與布置.(與管理部協調配合之) ※圖表、器 具、筆、紙等之準備. ※ 會后場地整理及會議記錄整理. 第四條: 會議進行 ※參與開全人員應準時出席,依序入席. ※記錄人員喊口令“起立、敬禮”與會人員互道“大家好”. ※會議結束,記錄人員口令“起立、敬禮”與會人員互道 “謝謝各位”. ※推舉主席-----會議召集人為當然主席,無召集人時由 出席人推舉之. ※會議進行中不得隨意進出.若需離席,請先向主席請 示得到允許后才離開. ※會議中若有外來電話,除非事屬緊急,請先留電,會后 再予回電. 第五條:會議討論 ※討論主題前,應先檢討上次會議記錄之決議事項執行情 行. ※與會人針對會議主題依序討論.討論有結論,再進行次 一主題.若爭議甚多,等待下次再議,繼續次一主題. ※與會人提出正、反意見討論,但不能偏離主題. ※切勿作人身攻擊或訴諸暴力. ※主席應歸納計論意見並作成結論,宣會付珍決. ※表決以少數服從多數為原則. ※結論須呈核后,再宣付實施. 第六條:會議記錄 ※會議記錄人員於會議結束三天內(如遇假日順延),提 出會議記錄提請主席核定,並逐級呈閱.會議記錄內 容如下: 1. 會議名稱 2. 會議時間 3. 會議地點 4. 出席人員姓名及人數 5. 列席人姓名 6. 主席姓名 7. 記錄姓名 8. 主席報告要點 9. 討論事項 10.決議事項 11.執行單位