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?一、公文写作的四条原则 ????企业秘书要写各种文体的公文，大到上万字的《工作报告》，小到几十字的《通知》。这些文字材料，无论是什么样的文体，也无论篇幅大小，都有一些最基本的写作原则要求，只有掌握了这些原则要求，并且按照这些原则要求去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的质量。 这些基本原则要求是什么呢？主要有四条： 第一条是逻辑紧密，也就是说文章要有非常强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打个比方说，文章的逻辑性就好象人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉。如果人身上的经络出了毛病，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。一些年轻朋友所写的文章之所以让人看了觉得很散，或者前言不搭后语，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。所以，写文章的时候一定要注意逻辑性。 第二条是结构清晰，也就是说文章的结构要非常清楚。什么是文章的结构呢，打个比方说，文章的结构就好象楼房的楼层一样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多个层次组成的。这一条的要点有两点：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，按照先后顺序排列层次，并且层次的顺序排列不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列，通过正确的层次顺序排列，使结构清晰。一些年轻朋友在写文章的时候，往往不会安排结构，或者不注意结构安排，所写出来的文章，让人看着杂乱不清，甚至糊涂，这就是结构不清晰造成的。所以，写文章一定要注意排列好层次，使结构十分清晰。 第三条是内容表述正确，也就是说对文章内容的表述要正确，不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。这一条的要点有两点：一方面是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是根据事实写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。一些年轻的朋友在写文章的时候，往往根据自己的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，这样写很容易出错，必须注意自觉纠正这个习惯。 第四条是语言表达准确，也就是说要用准确的语言表达文章内容。这一条的要点有三个：一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式，需要用书面语言形式表述的，不能用口语语言表述，需要用口语语言形式表述的，不能用书面语言表述；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容，既不能随意“谴词儿”，也不能随意“造句儿”，如果这样做，肯定会出错；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。 上面讲的四条基本原则，既是文章写作的要求，也是文章写作的基本功，需要在长期的写作实践中刻苦修炼，才能不断提高。因此，希望从事企业公文写作的秘书朋友和从事文案制作的朋友，应当努力修炼这四项基本功。 二、怎样写单位工作报告 ????企仔细研读了题为《励精图治 再铸辉煌》的哈工大第四届教职工代表大会的工作报告，在这里，我结合实际谈一谈怎样写工作报告。我们知道，更清晰、更快捷地让员工了解单位所取得的成绩，有效地贯彻落实下一步的工作计划，是我们写工作报告的主要目的。当前，工作报告已逐渐在程式化、格式化的风格上定位。而且，常常是文风朴实、惯用直笔。上面提到的这篇报告，其结构简单明了，基本框架如下：各位代表、同志们：我代表……做报告，请各位代表审议。一、 过去工作回顾二、 未来工作展望通读全篇，我们可以发现工作报告有如下几个特征：1、 总结的客观性2、 措施的可行性3、 执行的约束力4、 明确的目的性这几点，在以下的探讨中我们会有更深的认识。在过去工作回顾这部分，常常谈及主要业绩、主要体会、存在的主要问题这三点。我们知道，只有认真分析总结经验教训，才能更好地为下一步工作提供参考依据。业绩是肯定成绩，鼓舞人心的；体会是交流心得，再接再厉的；问题是发现不足，予以改进的。在未来工作展望这部分，常常是先分析形势，然后明确任务。分析形势是我国由来已久的、报告中不可或缺的一部分，它可以让员工知道当前的情况，增强他们的归属感。明确任务时一定要具体：首先是基本情况。需要对前期计划执行情况进行概要说明，从而根据下阶段的特点，找出