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编号：FT-JT/MS-HR-013
版次:0/A
页次: PAGE 2/ NUMPAGES 2
深圳市富通房地产集团有限公司
人事档案管理制度
1.0 目的:为规范员工人事档案管理，特制定本规定。
2.0 使用范围：人事档案管理员
3.0 职责
3.1 集团人力资源部门负责管理类、关键岗位、财务岗位员工和集团本部所有
员工的人事档案收集、管理工作；
3.2 下属公司人力资源部门负责本公司技术类、专业类、工勤类人员的人事档案收集、管理工作，并协助集团收集本公司管理类、关键岗位和财务岗位员工的人事档案；
3.3 各级人力资源部门须指定专人管理人事档案，建立人事档案台帐，并每月
及时更新，集团有权随时抽查下属公司的档案管理工作。
4.0 材料归档
4.1人事档案材料包括员工档案表、面试审批表、个人简历、身份证复印件、毕
业证复印件、职称证复印件、离职证明、体检表、劳动合同、任免表、转正定级表、奖惩记录等。
4.2材料须由档案管理员收集齐备后于次月15日前归档并在人事档案台帐里予以更新。材料不齐的档案管理员可要求相关责任人予以补齐，否则不予归档。
5.0档案保管、存放办法
5.1各级档案管理员须建立档案台帐，并每月及时更新。该台帐内容须包括：
所属公司、部门、姓名、职位、入职日期、档案内容、借阅情况、备注等。5.2 人事档案须统一编号，用专用档案柜保管，并按次序排放，不得随处堆放。
6.0档案转递
6.1因员工跨公司调动引起的档案转递，应由调动员工持《员工调动（借调）
通知书》至调出公司档案管理员处办理。具体程序如下：
（1）调出公司档案管理员取出员工人事档案密封后交该员工签收
（2）调出公司档案管理员在档案台帐上注销
（3）按约定时间将人事档案交调入公司档案管理员
（4）调入公司档案管理员查收无误后存档，并在档案台帐上更新。
7.0档案借阅
7.1借阅权限：管理二类及以上员工或因公司业务须用到人事档案的，可予借阅。
7.2借阅手续：借阅人填写《人事档案借阅审批表》，经相关人力资源部门领导审批后，档案管理员借出相关人事档案，要求借阅人签收，并在档案台帐上予以备注。借阅的时间最长为7天，到期应归还或办理延期手续。档案管理员及时归档并更新档案台帐。
7.3借阅规定：借阅人对所借阅档案须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放或借他人使用，以免遗失或泄密。
8.0 离职员工档案处理
档案管理员在每月15日前对上月离职员工人事档案进行清理，并在档案台帐中消除记录，离职员工档案另外归类管理备查，保存期至少二年。
9.0档案保密规定
档案管理员及相关借阅人员须严格保守档案秘密，秘密外泄的，按《奖惩制度》追究相关人员责任。
10.0 本规定自2008年1月1日起执行，原相关规定同时废止。
附：《人事档案借阅审批表》《员工调动（借调）通知书》
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