山东科技大学使用档案管理系统立卷归档步骤-山东科技大学档案馆.DOCVIP

PAGE PAGE 2 山东科技大学档案立卷归档的方法与步骤 一、纸质材料收集整理 1.齐全收集材料 ⑴按照《山东科技大学各类档案归档范围与保管期限表》进行收集； ⑵注重平时积累，随时收集； ⑶底稿、附件、批复要收集齐全，各文号行文要收集2套正文归档； ⑷纸质文件和电子版本要同时收集； ⑸注意收集领导手中的重要材料和参加会议带回的文件材料； ⑹材料手续要完备，注意文件本身的凭证价值，如合同应有双方印章，公文应有发文机关的盖章，需要领导签字盖章才能生效的文件要签字盖章等。 2.载体和书写材料等符合标准及要求 ⑴用纸规格要符合要求，要做到三个统一，做到表单与正文统一、附件与正文统一、目录与卷内材料统一； ⑵用纸一般为A4型，超过A4型的按A4型规格切割或折叠。对于小型的材料，如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱； ⑶立卷材料用纸不能使用背面有字迹的废纸,左侧要留出装订线位置； ⑷字迹材料要符合要求，必须是黑碳素或蓝黑墨水。非手写材料应存打印件，如有字迹模糊或褪变的、传真件须复制后与复制件一并归档。 3.分类组卷 ⑴分年度。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度；跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度；法规性文件，归入公布或批准的年度；回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度；教学文件归入相应年度。 ⑵分机构。不同单位的材料不能放在同一卷里，批复与请示要放在同一卷里。 ⑶分问题。按照《山东科大各类档案归档范围与保管期限表》进行。 ⑷分期限。档案保管期限分为永久、长期（16-50年）和短期（15年及以下），具体按照《山东科大各类档案归档范围与保管期限表》确定。 收集的两套公文，第一套（带有文件签批单）按问题、期限的不同，进行分类立卷；第二套按不同文号组卷，卷内文件由小号到大号排列，保管期限为永久。 4.材料排序 ⑴一般按重要程度或时间顺序排列； ⑵批复、批示在前，请示、报告在后； ⑶正件在前，附件在后； ⑷正本在前，定稿在后； ⑸转发件在前，被转发件在后； ⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。 5.编号 按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。 6.拟写案卷题名 案卷题名要求结构完整，由卷内文件的主要责任者、问题、名称组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加“。” 如，“山东科大土建学院关于领导分工、成立机构、职务任免的通知、请示、决定”，责任者缩写为“山东科大土建学院”，问题是“领导分工、成立机构、职务任免”，问题不能超过三个，名称是“通知、请示、决定”，名称也不能超过三个。 归档文件的第二套按文号排列的案卷，题名拟写为“山东科大**学院2016年行文**院字〔2016〕1-**号”。 二、电子文件整理著录 密级文件不得上传系统，直接将纸质案卷移交归档。 1.进入档案网络管理系统 选择系统自带的IE浏览器，输入管理系统IP地址2或者http///，或者在档案馆网站首页点击“档案管理系统登录”，进入如下系统登录界面（如图1所示）。 图1 档案网络管理系统登录界面 输入用户名和密码，登录系统，进入档案信息管理界面（如图2所示）。 图2 档案信息管理界面 连续点击用户名，进入编辑档案信息主页面（如图3所示）。 图3 编辑档案信息主页面 2.添加案卷 在编辑档案信息主页面，点击左上角“添加案卷”，完成相关信息输入（如图4所示）。 图4 添加案卷信息界面 其中，二级目录行政、党群、声像等类的拼音首字母XZ、DQ、SX等都是大写，全宗号为“5”，输入的正题名要与档案实体案卷的题名及案卷移交目录的案卷题名一致，要包含第一责任者名称，如“山东科大**学院……”或“**省**部门……”；第一责任者与归档部门必须要填写清楚；页数是指正在输入当前案卷的总页数；起止时间月日要用双位数字填写。 3.添加文件 点击左上角“添加文件”，逐份添加文件，完成相关信息输入（如图5所示）。 图5 添加文件信息界面 其中，全宗号为“5”，“页数”应是正在输入当前案卷中每份文件对应的页码，前面的文件填写起页，最后一份文件要填写起止页，只有1页的文件填写“1”；文件时间要填写该文件的发文时间，而不是系统默认的时间；文号、图号必须写全，不能简化。如上“院行字﹝2011﹞3号”。注意用“﹝﹞”不要用“【 】”字体。 4.电子文件、图像、媒体等上传 在档案文件信息管理界面，分别点击对应文件的“全文”、“