一些办公自动化软件应用技术.docVIP

目录 TOC \o 1-3 \p \h \z \u 1、办公自动化概念解释 1.1办公自动化的概念以及延扩 从狭义上来说，办公自动化是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程。办公自动化有着丰富的内容和层面，广泛的用户群。 功能方面：广义面言，办公自动化应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现： 对于企业高层领导而言：办公自动化是决策支持系统（DSS）。办公自动化运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； 对于中层管理者而言：办公自动化是信息管理系统（IMS），办公自动化利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：办公自动化是事务／业务处理系统。办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。 技术范畴：办公自动化是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是办公自动化的前提。如果脱离计算机技术面阔谈办公自动化，无异于痴人说梦。没有计算机技术，办公自动化便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。如：要建立决策支持系统，则需要数据仓库 、OLAP等技术；要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术；要建立事务／业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。 办公自动化是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是办公自动化的基础。现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。没有通信技术的支持，办公自动化便成空中楼阁。 办公自动化是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现办公自动化的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现办公自动化打下了基础，提供了可能。要真正实现办公自动化，还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧，就不会有真正的办公自动化，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。 由此而知，办公自动化是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现办公自动化而努力，但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了办公自动化的功能，与真正的办公自动化尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的实现方面。 1.2如何理解办公自动化 办公自动化（Office Automation,简称办公自动化）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。 在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。 在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫办公自动化，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫办公自动化. 办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 办公自动化。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。 通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。 办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做