论中小企业跨国部门之间日常运作中的信息处理与统筹管理-2019年文档.docVIP

论中小企业跨国部门之间日常运作中的信息处理与统筹管理 　　本文以某欧洲小型外贸公司为案例，就其欧洲总部和其在中国的办事处之间在日常运转中存在的问题进行分析，说明外贸企业跨国部门之间日常运作中的信息处理与统筹管理对整个公司经营的重要性。 　　1 案例背景 　　企业性质：某意大利服装外贸公司；所在行业：服装纺织；企业规模：30人以内。公司结构和运作模式：在意大利本部以销售为核心，制定或获取订单；在中国的办事处作为公司在中国的供应链支持及采购基地，负责在获得订单后统筹规划组织生产，确保按照订单中的细节要求按时交货交单。企业日常运作中信息处理与流转详述公司运作可以分为两个体系，一个是OEM，即贴牌生产；另一个是自有品牌。两个体系的具体运作模式有比较大的区别，下面分开表述。 　　2 OEM体系 　　2.1 意大利公司销售部门参加中国国内大型服装和纺织展会 以业内经验选择适当面料及服装款式，以欧洲为主要市场为下一季销售做准备。 　　2.2 意大利销售部门将展会中选择的样品编号 制作成面料及产品目录，用于参加欧洲各大型服装纺织展会，或者拜访老客户作为展示样。 　　2.3 通过展会以及其他渠道获得订单 确定订单细节，包括款式，辅料，整理以及交期。 　　2.4 销售部门向中国代表处下达订单 并核对订单细节。 　　2.5 中国代表处规划统计 组织供货商，并统筹安排以确保交期。 　　2.6 意大利销售部门负责在生产过程中传递客人对产品的要求更新 并将生产中可能出现的意外情况通知客户，以使订单顺利进行。 　　2.7 货物 按时发出。 　　3 自有品牌体系 　　3.1 意大利公司销售部门参加中国国内大型服装和纺织展会 业内经验选择适当面料及服装款式，以欧洲为主要市场为下一季销售做准备。 　　3.2 意大利销售部门将展会中选择的样品编号 制作成面料及产品目录，自行制定订单，并确定订单细节及交期。 　　3.3 中国代表处获取订单 规划统计，组织供货商，并统筹安排以确保交期。 　　3.4 公司意大利销售部门和中国办事处实时更新信息 确保在规定交期范围内保质保量顺利发货。 　　3.5 销售 意大利公司通过在意大利国内的分销渠道和自有门店进行销售。 　　企业运营中不同部门之间统筹管理与信息处理中所存在的问题分析在上面例子中，该意大利公司在供应链上存在如下问题意大利销售部门在中国采集销售样品时缺乏与中国办事处之间的沟通协调。意大利销售部门在中国各大型展会中采集面料等销售样品时，销售部门内部自行整理样品，在制作好样品后由销售部门完成销售确定订单后才将样品信息传递给中国的办事处，造成中国办事处在获得订单后才开始联系相关供应商，与供应商一起熟悉订单细节，容易浪费时间，并不可避免的容易造成混乱。意大利销售部门与客户自行确定交期。一旦交期确定，中国办事处只能按照既定时间进行组织生产。时间上的灵活性很差。如果时间上不合理，如果时间太紧张，容易造成供货商为完成交期而影响货物品质。对于OEM部分，如果客户在中国有办事处的情况下，公司内部管理上信息传递点太多。客户在中国办事处的业务代表将生产要求统一传递给该意大利公司销售部门，由销售部门传递给中国办事处的业务总经理，再由业务总经理的助理下达给具体操作的跟单员。这样在防范公司内部人员直接与客户接触带走客户的风险上起到了一定的作用，但是由于信息点过 　　多，地区差异的时差等因素造成往往在出现问题时失去了解决问题的黄金时间，将本可以立即采取措施即可解决的问题变成了只能通过更改交期才能解决的大问题。对于自有品牌部分，运作方式和OEM近似。每一季意大利销售部门将确定的订单细节交代给中国办事处后，中国办事处才开始统筹规划和组织生产。由于是自有品牌，每一季的运作模式都很近似，对于熟练的跟单人员来说执行新一季订单会比较轻松，但是一旦更换了跟单员，新的跟单人员需要从零开始熟悉订单细节，非常影响生产节奏。依照供应链的特点，建议该公司改进方法如下。通过建立公司内部各部门直接协作的规章制度增强意大利销售部门和中国办事处之间的信息交流和沟通协调，避免黑箱现象。意大利销售部门领导在中国各大型展会中采集到面料等销售样品时，应在第一时间将销售样品的细节信息同时传达给中国办事处。这样，在意大利销售部门开始执行销售工作尚未得到客户订单时，中国办事处已经可以利用这段时间建立起该季销售样品的数据库，审核匹配生产该季产品时从生产结构和成本核算上最适合的供应商，并可提前与供货商进行沟通，确定供货商是否有生产此类货物的全部能力。例如设计到部分全麻衬衣的生物水洗，如果预先选择的供应商无法提供该种处理效果，办事处能够有时间调配其他适合的供货商，或者让无法提供该种处理效果的供货商预先联系，提供解决此问题的方案。如此一来，在意大利销售部门获得订单时