企业在线会议管理系统的设计与实现文献综述.docVIP

　　企业在线会议管理系统的设计与实现文献综述 　　(2011届) 　　 　　 一、前言部分 　　当今是个知识与经济全球化的时代,随着竞争的日益激烈, 企事业单位内部会议也不断增多,会议信息量也逐渐增大。企业公司内部需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策的制定。 　　长期以来,企业一般使用传统的人工方式来发布会议信息,手工整理和查询会议记录。这样的方式存在着很多缺点,如会议记录的查询、会议的管理、会议的整理,记录管理员就必须在大量的会议记录资料中,按照会议召开的时间先后顺序整理。这样大大增加了管理者的任务,而且使得管理者的工作效率低,容易出错。会议召集人缺乏必要的会议管理技巧,造成了很多的会议不但无助于问题的解决,反而使得有待解决的问题越趋复杂,这样使得过多的时间花费在无效率的会议上,不仅增加了企业运营成本,还造成了工作效率低下。 随着计算机技术的发展,以及计算机在企事业单位中应用的普及,计算机强大的功能已为人们深刻认识[1]。它在当今社会各个领域发挥着越来越重要的作用。传统的企事业会议模式已不适应企事业的发展,不适应企业繁杂的业务往来和会议管理。因此,开发一个会议管理系统是一个必要事件。 　　会议是一个集思广益的渠道,会议是一个思维集合的载体。会务工作看似简单,实际要做好可不是一件容易的事,尤其是涉及外单位和所内多个部门之间协调、合作的大型会议,更要对每一环节仔细确认,不可掉以轻心[2]。因此,目前我国的部分企事业采用了市场上的会议管理软件。在线会议管理系统是为了适应单位行政管理的需求,改变行政管理的传统模式,加速行政的网络化管理而开发的。基于网络的在线会议管理系统可以发挥网络的优势,使用者可以及时了解当前或查询以往单位的主要办公会议,同时可以节省相关主管部门印发文件的人力和财力花费、能及时地发布修改各种会议通知,实现无纸化办公室和网络化管理。 　　二、主题部分 　　1.会议管理系统的历史背景 　　随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、会议电视等多种形式进行沟通。但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯[3]。所谓会议,是指人们怀着各自相同或不同的目的, 围绕一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动[4]。最传统的会议模式就是手工模式,只需进行会议的通知、会议的记录、会议商讨以及会议内容的整理,当中无需任何科技。由于社会的进步,科技的发展,为了解决传统会议管理的繁杂、费时、工作效率低的问题,人们逐步用计算机来辅助记录内容、通知会议时间地点以及管理等操作。 　　由此可见,企事业单位非常需要一套单点登录、全面管理、简捷易用、可定制化的会议管理软件平台,以便进行方便、智能的会议预订,并对所有的会议相关设备进行统一的管理。 　　在进一步了解会议管理系统之前,我们简略回顾一下会议管理软件的发展历程。会议管理软件的发展大致经历了如下几个阶段: 　　(1)单纯的软件阶段 　　这个阶段的会议管理系统只能实现一些简单的管理,如会议预订、会议通知、会议相关信息的统计等,与对会议类设备的控制是完全剥离的,即软件对硬件设备不能进行任何操作。 　　这个阶段的会议系统存在着很多不足,例如:会议管理不够人性化,自动化程度低。系统扩容或增配新型的设备/ 系统时,原有的管理软件难以无缝兼容等。 　　各类设备/ 系统都有自己的“常用操作”,这些“常用操作”散落在管理软件的各个角落,管理员迫切需要将这些“常用操作”提炼出来,整合到一个单一的控制界面上,便于统一管理。 　　(2)孤立的硬件阶段 　　这个阶段的产品可以对某类会议相关设备进行控制,进而实现对会议的局部管理,但是对会议的整体控制通常需要几种软件的配合使用才能完成。在这个阶段,国内每个公司推出的产品只能对自己的硬件产品进行控制,因此不具有通用性,不能应用到每个公司。国外的会议管理系统能和几个软件一起使用,同时完成多方面的管理,但国内外的会议管理模式、习惯大相径,因此国外的会议管理系统很难满足于国内客户的各种要求。 (3)综合管理阶段随着技术的飞速发展和设备的日益更新,会议相关的设备/ 系统种类越来越多,规模越来越大。与此同时,企业的信息化程度也越来越高,会议与企业其他应用的相互渗透也越来越频繁。因此,传统的仅利用设备自带的管理软件进行的会议管理已经变得非常繁琐、困难,甚至可以说是不可能的了。业内专家已经形成共识:为会议应用配备一套综合管理软件已经势在必行,综合管理软件将会是会议应用的灵魂和大脑,有着不可或缺的重要地位[5]。 　　这个阶段的产品把软件管理与硬件控制有机地整合为一个完整的工作流,在一个平台上实现了对所有会议相关设备、系统的统一管理。综合的会议管理系统是