柏明顿恒昌涂料岗位说明书營業及信貸助理ij组.docVIP

PAGE / NUMPAGES 恒昌涂料(惠阳)有限公司 文件编号 文件版本 文件名称 岗位说明书 生效日期 岗 位 信 息 任职资格 岗位名称 华东区营业及信贷助理(IJ) 性 别 不限 所属部门 营业部 年 龄 不限 薪资等级 学 历 中专或以上 岗位编号 SD0082 专业及资格 不限，懂ERP系统为佳 直属上级 华东区营业主管(IJ) 知识经验 二年以上有关工作经验 直接下属 无 技能技巧 主动性/责任感 、书面沟通 、时间管理 其它要求 善于与人沟通，部门的协调及职务行为的纪律性， 电脑应用、必要时需要加班，操流利普通话及略懂粤语 职责概述 销售统计、投诉处理、应收帐工作、信贷跟进、税票申请及管理、报价单工作及文职工作 职责模块 职 责 细 则 见证表单/文档 销售统计 根据每月产品销售及毛利报表，完成月度销售统计，及各类GP分析统计表 《各类产品销售及毛利情况》 投诉处理 接到营业员填写之投诉处理表单后，须于ERP系统之客户投诉模块创建投诉，并通知确认部门跟进 《客户投诉/退货跟进表》 应收帐工作 接到营业员或客户电话通知收取支票时，通知相关部门安排收取。 收到部门同事或财务部同事交来专人派递之发票及对账单时，整理好后交营业员派发予客户对帐 《发票》 《对账单》 协助营业人员处理客户对帐及货款追收工作 《客户付款情况表》 职责模块 职 责 细 则 见证表单/文档 信贷跟进 收到营业员新客户开户资料时，协助营业员填写开户申请表，并于ERP系统内查核新编号后交信贷管理部办理开户手续 《开户申请表》 收到营业员客户资料更改或信贷条款修改通知时，协助营业员填写有关资料变更表，交信贷管理部于ERP系统中修改 《客户资料变更申请表》 《客户信贷条款更改申请表》 接到营业员或客户服务员通知客户出货申请时，协助申请放货通知予信贷管理部 每月协助营业员做客户户口暂缓回复、暂缓专案及户口异常之申请给信贷管理部 《暂缓专案申请表》 税票申请及管理 接到营业员或上级通知后申请客户税票，并于电脑内做好开票资料后电邮通知财务部开具税票。 将财务已开好之客户税票整理后并于证明书上填写税票资料交所属营业员派送给客户。 处理客户退回重开之税票，填写重开税票申请之表单。 延迟开票之客户须填写延迟开票申请表，并按财务政策中之税票申请管理条款执行。 《客户目录》 《发票申请表》 《发票交收证明书》 《重开税票申请表》 《延迟开票申请表》 职责模块 职 责 细 则 见证表单/文档 报价单工作 接到客户电话或传真要求报价之产品资料，于ERP系统里查核产品之成本并通知所属营业员报价 处理营业员所要报价客户资料，于ERP系统里输入报价资料后传真或电邮给客户，以便通知客户最新产品资料，整理各营业员客户报价单并分类存档。 《报价单》 当月已开发票，如发觉单价出错，即时通知客户服务部出自由文本 《客户资料变更申请表》 于ERP系统内编印欠缺送货售价报表及跟进入价工作 《欠缺送货售价报表》 接到客户服务部通知某一产品低毛利出货，即时通知营业员跟进处理或加价 《低GP出货申请表》 《报价单》 《客户资料变更申请表》 其他 完成上级下达的临时工作 沟通渠道 主要需沟通事项 沟通方式 客户 报价、货款追收、对帐、发票、税票跟进 电话、传真、电邮 财务部 了解发票、月结单打印及发出状况、正式收据的交接、平数销帐、费用领取 面谈、电话、电邮 客户服务部 产品无售价跟进、文件接收、客户户口出货申请 面谈、电话、电邮 信贷管理部 暂缓申请回复、新开户口、更改客户资料 电话、面谈、电邮 辅料仓/采购部 各类办工文具的申购及领用 电话、面谈、电邮 营业员 了解客户产品报价、成本查核、货款情况 面谈、电话